Har du koll på vem och hur det dras i spakarna just i din organisation?

Vid beslut om ny ekonomikonsult, kassör eller ekonomiansvarig/ekonomichef i ett företag eller en förning behöver t ex följande saker begrundas;

Firmateckning. Vem/vilka tecknar firman i företaget eller föreningen? Är det en ensam firmatecknare, är det två i förening eller är det fler i förening. Finns begränsningar i firmateckningsrätten för någon eller några av dessa firmatecknare? Firmateckningsrätten beslutas normalt av föreningens/företagets styrelse och behöver begrundas särskilt för varje styrelse. Det skall vara praktiskt genomförbart men det skall också vara säkert, alltså förhindra att någon går utanför de ramar och befogenheter man tänkt sig i organisationen.

Bank. Vem gör bankärenden/betalningar? Gör denne person detta med en persons görande eller dubbelkommando, alltså en ensam person utan dubbelkontroll eller två i förening. Två i förening är att föredra, för säkerheten i ekonomihanteringen i företaget/förening. Ekonomen tycker förstås oftast att det är enklast att göra det själv, alltså med en persons görande utan inblandning av annan, men säkerhet kräver dubbla par ögon. Det är mänskligt att fela, men risken för fel och oegentligheter minskar med dubbla par ögon.

Skatteärenden. Firmatecknare undertecknar skattedeklaration, inkomstdeklarationer, mm. Skattedeklarationer, inkomstdeklarationer, mm kan också göras via ombud (digitalt). Dessa behöver registreras hos Skatteverket. Det är särskilt viktigt att observera att tidigare ombud/firmatecknare inte försvinner om företaget/föreningen inte ser till att de försvinner. Kontrollera via Skatteverket vilka som har behörigheten för just detta företag/förening, avregistrera de som inte är behöriga och registrera in de som behöver vara behöriga i olika sammanhang.

Behörighet att upprätta skattedeklarationerna bör finnas hos den som gör deklarationerna, behörighet att se deklarationerna och skattekontot bör finnas dels hos den som gör deklarationerna men med fördel också hos styrelsens kassör och hos VD/generalsekreterare. Styrelsen är alltid övergripande ekonomiskt ansvarig och bör försäkra sig om korrektheten genom återkommande uppföljning i olika frågor. Ett särskilt ansvar finns för korrektheten i skattesammanhanget.

90-konto/insamlingskontroll. Firmatecknare och styrelse skall omedelbart meddelas till Svensk Insamlingskontroll. De har en blankett på sin hemsida. Ändringen skall åtföljas av bevis på styrelseledamöternas frånvaro av betalningsanmärkningar.

FRII (Frivilligorganisationernas insamlingsråd). Många större ideella föreningar har 90-konto och är medlemmar i FRII. Båda dessa organisationer har särskilda regelsystem för att transparens och tydlighet i förhållande till externa intressenter, som t ex givare. Det är viktigt att var och en vet vem som sitter på vilken stol. Det krävs tydlighet i fråga om roller. Har vi observerat hur tydligheten och frågan om transparens skall se ut och hur förhåller vi oss till den, hur tänker vi egentligen kring öppenhet?

Den som lämnar organisationen behöver tas bort, alltså behörigheter och registreringar, den som kommer behöver läggas till. Firmateckningsrutiner och ekonomirutiner behöver fungera, med rätt hand som drar i spakarna.

Har du koll på vem och hur det dras i spakarna just i din organisation?

A..

Hur långt sträcker sig mitt ansvar?

Jag sitter i (flera) föreningsstyrelser. Jag är ordinarie ledamot och har ansvar därefter. Jag känner till mitt ansvar, bl a för att jag är ekonom, judiskt kunnig och har intresserat mig för ansvarsfrågorna kopplat till styrelsearbete. När jag kommer till en ny styrelse kan detta ibland skapa problem, eftersom människor ofta tror att min fråga har med kontroll av dem som individer att göra. Det har det inte. Frågorna har sin grund i mitt ansvar och vad jag måste veta för att kunna ta det ansvar som ligger på min (& övriga styrelseledamöters) lott.

Det händer att människor säger att någon måste ha tillit för det som delegeras. Jag tänker att det är så, ja, men också att det måste finnas vägar, beslut, handlingar och faktiska arbetssätt som visar att eller hur saker görs. Om jag finns i en organisation och jag inte tydligt ser dessa vägar och arbetssätt, så är det mitt ansvar att ta reda på dessa. Inledningsvis är detta svårt att se och därför är det viktigt att jag får del av informationen som visar hur, vad och varför. När, eller om, jag ser att något är fel, så är det mitt ansvar att gräva djupare. Om jag inte gör det har jag inte gjort tillräckligt för att undkomma ansvar om något går fel. Det kan jämföras med ett fastighetsköp - när det luktar fel, så måste jag gräva djupare. Gör jag inte det, så kan jag sen inte komma och säga att jag inte visste. Jag får stå mitt kast. Mitt kast i en fastighetsaffär kan blir dyrt - och det kan det i en styrelse också, men där kan andra frågor av djupare dignitet också dyka upp. Det vill jag inte utsätta mig - eller de andra i styrelsen - för.

Om något går fel och jag hänvisar till tillit, istället för vad jag faktiskt har gjort för att begrunda informationen, handlingarna och arbetssätten  - så riskerar jag att hamna i ansvarstrubbel, som kan inkludera skadeståndsansvar eller fängelse. Det är jag alltså inte beredd att göra.

Övergripande kan sägas att en styrelse är överordnad en anställd. En anställd kan - får - inte sätta begränsningar i vad en styrelse kan få del av för information för att utöva sitt uppdrag. En viktig poäng är också att varje ledamot i en styrelse är lika ansvarig som den andre. En ledamot, en ordförande eller en styrelse kan - får - inte hindra en annan ledamot att ta detta ansvar. Därutöver är min önskan att vi arbetar tillsammans, i samma riktning och mot samma mål. Det är dock mycket viktigt att var och en tillåts fullgöra sitt uppdrag utan att hindra den andre.

När hinder inträffar - alltså att någon hindrar dig för att fullgöra ditt uppdrag - i styrelseuppdraget, trots att det inte kan/får hända, har du som ledamot t ex institutet avvikande mening att använda. Det innebär att du noterar frågorna och problematiken - din avvikelse - i protokollet. Detta kan uppmärksamma ansvarsfrågan för andra och också rädda dig i en situation av en rättstvist. Det är dock inte säkert att du får sekreteraren att skriva det du ger uttryck för. Då måste du gå tillräckligt många steg, så att frågan - orden som du tänkt dem - uppmärksammas av t ex revisorerna eller medlemmarna, beroende av typ av frågeställning. Ett annat alternativ är att avgå ur styrelsen, vilket förstå kan vara resterande styrelses avsikt.

Det svåraste är att skydda sig mot makt. Det står var och en fritt att utöva sin makt, t ex genom att mindreförklara en person, göra den skyldig till saker den inte är skyldig till, fatta beslut bakom någons rygg eller bara tiga ihjäl frågan eller personen.

Livet är - i vissa fall - superenkelt och fantastiskt. Och i andra fall inte alls.

A..

Är medlemskapet viktigt?

Ser föreningen det som viktigt att ha många medlemmar? Hur vill de se aktivitetsgraden hos medlemmarna? Skall de vara aktiva eller passiva? Är föreningen intresserad av aktiva medlemmar? Varför eller varför inte?

Hur ser medlemmen på sitt medlemskap? Finns de där som ett stöd eller för en aktiv tanke? Hur spelar medlemskapet roll hos medlemmen? Varför är hen medlem just här?

En medlem består av en medlemsavgift och ett engagemang. Pengarna kan vi använda för att driva verksamheten framåt. Medlemmen i sig - dess engagemang och dess kunskap - kan användas på många olika sätt. Den kan t ex vara en opinionsbildande faktor; föreningen spelar större roll om den har 1 000 medlemmar än om den har 100 eller 10. Orden blir kraftfullare, även om det är samma person som skriver. Den kan också innebära att vi får till oss en annan sorts kunskap, om vi är intresserade av att fånga den, ta reda på hur den ser ut. Det är, ibland, problematiskt eftersom det är svårt att höra, få ta del av, människors faktiska kunskap. Den når oss inte, för att vi inte lyckas få den till oss. Vi måste tala med dem, medlemmarna, för att kunna få del av deras kunskap.

Engagemanget kan kanaliseras in i föreningen, men kan också strida mot föreningens tanke eller vilja, beroende hur det görs och vad som är bestämt i föreningen. Demokratiskt bestämt, medvilligt bestämt.

I föreningslivet finns årsmöten, tänkta som demokratiska forum. Är det ett demokratiskt forum? Finns det utrymme att tala, både i dagordningen och i den avsatta tiden? Har vi skapat förutsättningar för talandet, diskussionen och för att lyssna till de nya frågeställningarna? Har vi bjudit in människornas röster? Vågar de låta sina röster höras eller tystas de av tonen i rummet?

Ibland läser jag motioner till årsmöten, där någon velat och tänkt. I många fall svarar styrelsen; nej - eller med detta anses motionen besvarad. Jag tänker att en motion alltid behöver besvaras med ett ja i någon form, ett ja tack, och en positiv tanke i svaret. Engagemang är viktigt och får inte bemötas med nej eller ett avslag. Nej och avslag skapar ofta mindre motivation att försöka.

Jag tänker att föreningens medlemmar är en krets av vikt. Medlemmarna är de som berättar att vi gör rätt, att de vill vara med - men de berättar ibland inte hur de vill vara med, varför de vill vara med. Då måste vi ge dem möjligheten. Vi behöver skapa forum och aktiviteter som träffar både de villiga och ovilliga. Vissa är förstås bara betalare, vilket också är positivt, men en förening behöver också kraften i form av människornas engagemang.

Hur bjuder vi in? Vart är vi på väg och hur påverkar vi vårt riktning? Gör vi det vi vill? Vet vi vad vi vill?

Om vi inte talar om värdet av medlemskapet, utvecklar det, så kommer vi att stå stilla och stampa. Är det så vi vill att det skall se ut?

A..

Vad vore livet utan kurser.....

- Ja, vad vore livet utan kurser?
- Rent trist, helt enkelt.
- Det är onekligen fantastiskt skoj att hålla kurs. Man blir ohyggligt glad av lärogiriga elever, de som pratar i mun på varandra, frågar och lär. Både sig själva och varandra.
- Ja, det är onekligen fantastiskt skoj!
- Både att hålla kurs - och att gå på kurs, alltså att lära sig mer.

Livspepp, helt enkelt. :)

A..

Välkommen på kassörskurs 22-23 november 2015 (Sundsvall)

Introduktionskurs/grundkurs för dig som är kassör i en ideell förening.

Vi talar om regler, ansvar och förutsättningar kring kassörsuppdraget som är ett mycket viktigt uppdrag i föreningen. Nästan det viktigaste av alla.

Skatt, ekonomifrågor, lagregler, styrelsefrågor och praktisk bokföring, såväl manuellt för förståelsens skull och med några exempel via Vismas bokföringsprogram, med mera, står på vår agenda. Vi pratar en hel del om debet/kredit, alltså bokföring från grunden med ett flertal exempel.

Många frågor, mycket prat och många fall från praktisk verklighet i föreningslivet står på agendan.

Det finns plats för dina frågor!

När: söndag-måndag, den 22-23 november 2015 (hela dagar)
Var; Studiefrämjandet Sundsvall

Anmäler dig, gör du snarast,  – här! - till Sundsvall (snabel-a) studieframjandet.se

Varmt välkommen!

Anette Grinde

Tolerans...

Jag höll kurs häromdagen. Jag gillar föreningslivet och håller kurs för sådant folk lite nu och då. Det är inspirerande och roligt. Jag blir peppad, men också stressad och nervös innan. Jag våndas. Det är rätt onödigt och dumt, eftersom jag har rätt bra koll och vet vad jag skall säga och göra. Men man är ju som man är - och får försöka ha tolerans med detta. Stå ut, med sig själv, helt enkelt.

När jag kom till kurslokalen låg den, i själva huset, lite meckigt till. Slingrigt och krokigt upp och ner för trappor. Och som ett fort, med koder och särskild nyckelbricka. Ja, det var ju ingen som led av detta förstås. Och hus är ju som de är. Intressanta. Lokalen var liten, men dög förstås bra. Jag höll dock inledningsvis på att få en stressinfarkt när jag klev in i rummet - eftersom lokalen var påtagligt liten och dessutom omöblerad. Alla bord och stolar stod invid väggen - så ja, det fanns ju möbler så det var ju egentligen inget problem. Det var ju inte noterat i min tidsplan bara, att jag skulle vara tvungen att vika upp bord och placera ut stolar till dessa. Och möblera. Det får jag begrunda till nästa gång. Eller kanske mest hur man andas rätt och är mer tolerant - så att man inte skadar sig själv av onödigt stress. Hålla koll på andning och sån´t, ja, det skall jag verkligen komma ihåg. Tur var ju att jag var där i god tid, även om tiden blev lite knapp. 1½ timme innan räckte, i varje fall nästan. Fördelen var förstås att jag blev tvungen att klura på hur borden skulle möbleras.

Jag hade bett arrangören att kopiera material åt mig innan. Det hade de gjort. Och lagt i fina mappar. Mitt problem blev bara att jag inte visste var de hade lagt materialet. Jag hade tänkt, men inte förankrat, att de skulle ligga i lokalen där vi skulle vara. Så tänkte inte arrangören. Jag hade bett om en extradator också, eftersom min inte fungerat med deras projektorer när jag testat tidigare. Visserligen i en annan lokal, men ändå. Jag insåg kvällen innan att jag inte fått ett bekräftande svar på detta och noterade vid ankomst att lokalen inte hade en dator. Tur för mig själv var ju då att jag tagit med mig min gamla skrotdator för säkerhets skull, som jag lyckligtvis fick liv i och kunde få att tala med projektorn. Söligheten i skrotdatorn gav mig nästan en stressinfarkt igen, särskilt med tanke på att bildskärmen var svart men bilden syntes på projektorduken. Det är svårmanövrerat med bilderna i datorn när man måste titta någon annanstans när man letar efter rätt material. Efter en stunds djupandningsövning samtidigt som jag stint stirrade på texten på dator "programmet svarar inte" lyckades jag dock få datorn att andas också. Den släppte greppet om "inte kan" och gjorde som den blivit ombedd. Jag tänker att jag måste öva mer på djupandning och logiska (tysta) resonemang (med mig själv) i den här typen av situationer. Ingen blir ju ändå skadad (såvida jag själv inte får en riktig infarkt), så jag borde kunna coola ner mig mer. Det skulle helt enkelt vara bra. Lite mer tid också förstås.

I min roll som kursledare måste jag också se till att eleverna är vakna och glada. Däri ingår t ex kaffe, te och frukt. Det hade kursarrangören ordnat och ställt i lärarrummet. Jag blev lycklig när jag insåg att de inte hade ställt dit sitt ordinarie godis. Peppglad, helt enkelt. Kakorna hade jag ju kunnat låta bli att bära ner, men jag tänkte tydligen inte så långt. De åkte alltså med till lokalen ändå. Rätt dumt tänkt av mig, som inte tycker att mänskligheten egentligen behöver kakor till kaffet. Ja, alla håller ju inte med mig där, men ändå. Jag får peppa arrangören att köpa något annat i framtiden, kanske aprikoser, fikon, nötter och sådant kan komma istället för kakorna? Ja, det skall jag nog peppa dem till. Kaffekokande låg på min roll också. Jag är en fena på detta, även om jag inte hade skrivit in det i min tidsplanering. Jag hade inte riktig koll på mängd av relationen mellan vatten och kaffe i industrikaffebryggaren, men gott blev det. Ändå. Det ordnar sig om man bara andas lugnt. Och om de flesta kursdeltagare är lite sena. Bredvid de förhatliga kakorna (som t ex innehåller onyttigheter som vitt socker och onyttiga fetter) låg det kopierade materialet. Jag tackar och bockar för detta.

Arrangören bjöd eleverna på lunch. När de nu har bytt kurslokal har de inget eget kök utan måste köpa lunchen ute på restaurang. Jag har bett att det skall serveras/beställas vegetarisk mat på dessa kurser och de har förlikat sig med detta. Verkar det som. Vi får se om det håller i sig. Det gör mig glad, men inte alltid kursdeltagarna. Vi fick denna gång en fantastiskt god vegetarisk paj, väl tilltagen men ändå en ätbar portion, med sallad till. Inte makabert mycket mat över alltså, som det blivit tidigare. Gott och närande. Ja, det har det varit tidigare också. Kaffe och dricka ingick också. Gott, ja, riktigt gott. En av deltagarna, framställde dock klagomål på maten. Jag utredde inte skälet, kanske mest för att han faktiskt hade fel. Var det möjligen att den var vegetarisk? Ja, det vet jag ju inte. Och kan alltså inte säga något om. Jag har bett att den skall vara vegetarisk, eftersom det tär mindre på vår jord. Och att organisationen som står för kursen har en viktig del i att bidra till att vi inte tär mer än nödvändigt på vår jord. Jag kanske borde kommunicera detta tydligare till eleverna, för att de skall fatta poängen. För det gör man ju kanske inte annars. Själv fattar jag inte poängen med klagomålet, eftersom lunchen ingick gratis i den kurs de (flesta) också fått alldeles gratis. Och för att maten verkligen var både fin och god. Det kanske är en smaksak, förstås. Jag begrundar min tolerans här, men tänker att folk är som folk är och att vi alla är väldigt olika. Tänker olika om olika saker, helt enkelt. Och att det ändå är fantastiskt. För att jag nästa gång nog skall säga något om jordens väl och som förklaring till fantastiskt god och fin vegetarisk mat. Ja, inte vegansk förstås. Och inte heller krav eller ekologiskt tänkt. Det får komma sen. Det är nog bäst att ta en sak i taget. Annars riskerar folk att slå bakut. Det skulle kanske jag göra också. Men visst behöver vi tänka mer på hållbarheten - alltså jordens och människornas väl, för en hållbar planet även till våra barn, barnbarn och barnbarnsbarn?

Efter den fina lunchen var det dags att fixa en ny termos med kaffe och en med te. Medan jag gjorde detta ville några av deltagarna låna ett tomt rum. Så småningom förstod jag att de behövde rummet för att be. Toppen, det ordnade vi lätt. Männen bad först. Och kvinnorna sen. Det är fint med människor som ber, tänker jag. Och avstår från att tänka på frågan om varför kvinnorna behövde vänta tills männen var klara. Eller kanske gjorde jag det. Ändå. Utan att kunna prestera ett bra svar. Och då är det ju inte lönt att tala om eller tänka mer på saken. Eller hur? Eller kanske har jag fel (också) där? Är det min eller deras fråga? Eller vår allas?

Efter kaffekokandet, toalettbesök, bön och vandring genom kodade dörrar fortsatte vår dag med samtal om debet, kredit, principer och föreningslivets viktiga frågor. När sen eftermiddag, nästan kväll, närmade sig var deltagarna alldeles överösta av information och nya tankar. Jag uppfattade att de var trötta, men också glada. Det lät som om de haft en givande dag. En av kvinnorna tackade för sig, för dagen, och hälsade; krya på dig. Jag log (snett) för mig själv och tänkte, jag undrar hur de hanterat min (ganska besvärande) förkylning. Har snuvan och hostandet irriterat en aning? Ja, det måste nog ha varit ganska toleranta. Själv hade jag visserligen besvärats av den (en aning) men ändå inte hindrats i mitt aktiva flöde av ord. Det kanske hade varit bra om jag blivit, eftersom jag ändå har en tendens att bli ganska mångordig under dessa (fantastiskt roliga) kurser.

Nu får jag inte glömma att sända kursbilderna till dem - där några av alla ord finns på pränt. Jag får inte heller glömma att vi nästa vecka, friska och pigga, skall fortsätta kursen med dag 2. Klart är att jag då vet mer om hur huset fungerar - även om jag ännu inte vet i vilken lokal jag skall vara. Det får visa sig. Kan två timmar innan räcka då?

Just det. Koden får jag inte glömma. Den till dörren. Den till datorn. Och kanske kan jag också, av arrangören, få koden till wifin - eftersom en del av kursmaterialet ligger därute i rymden och svävar. (Jag undrar ändå varför de inte kan ge den, eller något annat, till mig utan att jag först måste be). Och så nyckelbrickan till dörrarna förstås. Ja, det får jag inte missa. Och kvittensen som jag glömde måste jag också minnas. Förstås.

Ja, jag gillar att hålla kurs. Jag gillar inte riktigt att arrangörerna lämnar mig utanför, som om jag inte riktigt behövs eller är viktig. Jag måste be om det mesta. Det kommer inte självmant. Och inget samröre med organisationen för övrigt. De har helt enkelt en usel konsultvård. Ja, det har andra liknande arrangörer också, men det är knappast en ursäkt. Nej, uselt. Men, det är ju så det är, så då får man väl tolerera det. Eller välja att gå därifrån.

Ja, jag gillar att hålla kurs. Jag gillar dock inte stressen innan. Att jag tror mig vara oduglig, trots att jag vet att jag är duglig, rent av mer än duglig. Det är dumt. Det gör mig illa. Jag blir speedad under kursdagen, eller koncentrerad på uppgiften. Efteråt blir jag tom och trött. Ibland tar det tid innan jag städat klart i lokalen och fått med mig det som skall hem. Sen kommer eftertänksamheten, som berättar för mig att jag borde ha kunnat göra saker bättre. Även om det, utan att behöva tveka en microsekund, är gott nog. Ja, det är, om man nu får säga så, väldigt bra. Den där eftertänksamheten, eller det egna nedtryckandet i skoskaften (eller i mina uttjänta löparskor) är riktigt dumt. Och alldeles onödigt. Jag borde ha större tolerans mot mig själv. Gilla mig bättre, helt enkelt.

För faktum är att kursen är rolig. Inspirerande. Lärorik. Det ger mig mycket att tala med nya människor, lära om deras verksamhet. Höra deras skratt, försöka lösa deras vånda och veta att de lär sig nytt. Nyttigt nytt. Att jag kan bidra till detta. Kursen är rolig (för mig) också för att jag kan bekräfta för mig (igen) att jag är rätt duktig på detta. Lite tjat kan ju inte skada, eller hur? Dessutom är det nyttigt att tala inför grupper. Det gäller ju bara att veta vad man skall säga, annars är det vare sig nyttigt eller roligt.

På´t igen, snart. Ja, skoj är det. Och bättre skall det förstås bli.

A..

Medlemsavgiften i den ideella föreningen

Medlemsavgiften i föreningen har flera delar. Den är en intäkt i föreningen, en sådan som kan användas för att skapa viktig verksamhet. Den ger också ett ställningstagande från en medlem; här vill jag vara, för att detta är en förening jag vill vara delaktig i. Ni står för något jag tycker om och detta vill jag stödja. Därför betalar jag denna medlemsavgift som en bekräftelse på mitt medlemskap. 

Medlemskap i en förening är frivilligt. Personen - medlemmen - behöver tydligt visa att hen vill vara medlem. Det görs bäst, tydligast och lättast genom inbetalning av en medlemsavgift. Den som inte betalar är helt enkelt inte medlem. Den som betalar är medlem. Avgiften behöver inte vara hög, men behöver vara tillräckligt hög för att skapa det syfte den skall ha.

En för hög medlemsavgift kan skrämma bort presumtiva medlemmar. En låg medlemsavgift kan å andra sidan göra att presumtiva medlemmar känner att medlemskapet inte är värdefullt. En låg avgift kan göra att fler känner att de har råd att gå med i organisationen. Många är medlemmar i flera organisationer och då är en relativt låg avgift ofta viktig. Den låga avgiften är lättare att betala än den högre.

Det är, normalt sett, föreningens årsmöte som fattar beslut om medlemsavgiftens storlek. Beslutsordningen framgår, eller bör framgå, av föreningens stadgar. Om årsmötet har att fatta beslutet om medlemsavgiften kan inte föreningens styrelse eller tjänstemän fatta beslut om andra belopp än det föreningens årsmöte har beslutat om, eller ska besluta enligt stadgarna.   

För föreningen är det ofta intressant med många medlemmar. Ibland är det istället den höga intäkten som hägrar. Man bör ställa sig frågan om intäkten eller antalet medlemmar är det viktigaste. Antal medlemmar spelar roll t ex i opinionssammanhang, vi representerar ett antal medlemmar – vår röst kan te sig tydligare om vi är fler. Antal medlemmar kan också spela roll om vi söker finansiering från t ex MUCF (Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor, f d Ungdomsstyrelsen). Strävar vi inte efter att skapa opinion genom att visa att vi är många eller behöver antalet för bidragsansökningar kanske intäkten är viktigare. Då behöver vi begrunda hur intäkten kan bli större, och därför beakta samspelet mellan antal personer och avgiftens storlek. Det är inte säkert att den slutliga intäkten blir större för att avgiften höjs.

Medlemsavgifter återbetalas normalt inte om en medlem bestämmer sig för att lämna föreningen. Föreningen bör, i stadgar, i årsmötesbeslut eller i styrelsebeslut, fatta ett principbeslut om hur de förhåller sig till återbetalning av medlemsavgifter. Det vanligaste är att en medlem kan välja att avsluta sitt medlemskap, men får inte tillbaka sin medlemsavgift. Beslutet att gå med i föreningen blir därmed oåterkalleligt såtillvida att avgiften inte återbetalas. Var och en är dock ändå fri att lämna föreningen, avsluta sitt medlemskap och be att få bli struken ur medlemsmatrikeln, under löpande år. Det, önskan om att lämna, är viktigt för föreningen att respektera. 

Anette Grinde


Nästa föreningskurs - som börjar den 19 september - anmäler du dig till här!

Info om nästa bokföringskurs - som börjar den 17 september - hittar du här!

Styrelseprinciper, ansvar, tystnadsplikt och adjungerande personer

Styrelsens ledamöter är valda av årsmötet. Ledamöterna är tillsatta för att tillsammans styra och leda föreningens arbete. I styrelsearbetet ingår då just dessa personer. Det är inte tänkt att man generellt skall bjuda in andra, eller ha styrelsemöten för öppna dörrar. Det förstör tystnadsplikten/sekretessen som är en grundläggande styrelsefråga. Det förstör också de grundläggande förutsättningarna att tala på styrelsemöten eftersom det är vanligt att människor tystnar i takt med storleken på gruppen. Det är alltså den bara den valda styrelsen som skall finnas i rummet.

I den mån det finns anställda eller arbetsgrupper, är det styrelsen som är övergripande arbetsledare (ansvariga) för dessa, för deras säkerhet och för att leda deras arbete. Enskilda ledamöter kan utses för personalansvaret, men det förändrar inte att det är styrelsens samtliga medlemmar som har ansvaret att tillse att det finns en bra arbetsmiljö, följer gällande regler, mm.

Rent generellt kan säga att styrelsen har det övergripande ansvaret i föreningen. De anställda, sektioner, arbetsgrupper och andra engagerade individer har de mer operationella sysslorna.

Styrelsen kan, för enskilda frågor, välja att adjungera en person till ett möte, eller snarare till en särskild punkt i ett möte. Det görs t ex när man behöver ny/annan kunskap i en särskild fråga. Den adjungerade bör då endast vara med på den punkt där den punkten avhandlas.

A..

Föreningens verksamhet idag - är föreningens historia imorgon

Ibland vill vi berätta en historia, som t ex om hur föreningens historia ser ut eller om vilka medlemmar som har gjort vad eller vilka insatser och engagemang vi har bidragit med och till. Vi vill berätta, t ex för att engagera eller för att lära oss att göra mer för fler i vår framtid.

För att kunna berätta om förfluten tid, med vetskap om att historierna är korrekta, behöver vi kunna granska arkiven. Vi behöver titta på bilderna, vi behöver granska protokollen, siffrorna och årsredovisningarna och vi behöver begrunda de återkommande breven och artiklarnas som har koppling till vår verksamhet. Vi behöver granska dokumenten som styrker det som har hänt. Utan detta kan historierna inte berättas. Frågan uppkommer då, var finns arkiven som berättar om vår historia? Hur får vi vår hand på dessa? Har någon tänkt kring hur arkiven spelar roll för vår historia och hur den kan berättas när någon vill forska om den?

Jag lyssnade nyligen till en man, John Örtengren, som talade sig varm om arkivfrågorna. Det är viktigt, eftersom frågan är försummad och viktig. Det som inte sparas, kan ingen forska kring sen. Föreningens verksamhet idag, är föreningens historia imorgon.

Om vi inte, strukturerat och samlat, spar de dokument kommer vår historia att bestå av tunna fragment istället för en tydlig helhet. Minnesbilderna kommer att vara sporadiska, inte sammanhållna och betydelsefulla.

John Örtengren har sammanställt ett dokument som tydliggör de viktiga tankarna i frågan om vad och hur vi skall spara. Det kan ses som en miniminivå. Det är också viktigt att vi gör detta i strukturerad form och inte göra oss beroende av en medlems plats i hemmet eller på kontoret. Dokumenten måste förvaras på en plats och i en ordning där kvalificerad forskning kan genomföras, när tid och intresse uppkommer för sådant. Dokumenten bör också utformas med denna tanke. De bör vara tydliga och genomtänkta, för att kunna läsas och förstås av den som är intresserad av att lära känna vår verksamhet, både idag och om 50 eller 100 år när ingen finns att fråga.

Låt oss tänka på att utforma alla våra dokument och skrivelser så att de blir förstådda av fler - och låt oss arkivera dem så att de kan läsas också av dem som kommer sen.

Arkivering är en viktig - och ofta något försummad - fråga.

Anette Grinde 



Länkar - exempel på platser för arkiv av bild, text, m m; 

• Riksarkivet
• Norrtälje stadsarkiv
• Folkminnesarkivet Uppsala (Sofi)
• Stockholms stadsarkiv

Viktiga revisorer i föreningslivets famn ...

Exempel på saker som skall - kan - bör kontrolleras av en föreningsrevisor; 

Är det en eller flera som har tillgång till föreningens medel, t ex kassa eller bankkonton? Förvaras föreningens kontanta medel betryggande (brand- och stöldsäkert)?

Avstäms föreningens balanskonton och resultatkonton regelbundet av kassören? Hur ofta görs detta? Hur syns detta i redovisningen?

Hur tecknas föreningens firma? Finns detta angivet i styrelseprotokoll? Har dessa protokoll delgivits banken, så att ingen tidigare firmatecknare finns kvar i rullarna hos föreningens bank?

Vem finns angiven som ombud hos Skatteverket, för ingivande av skattedeklarationer och för möjlighet att kontrollera skattekontot? Har tidigare (avgående) ombud tagits bort som behöriga hos Skatteverket?

Har styrelsen utsett en eller flera som skall attestera fakturor, utbetalningar, mm? Finns det en instruktion/arbetsordning kring detta? Fungerar attestrutinerna som tänkt? Attesteras alla kostnads/utbetalningsverifikationer?

Får föreningen in pengar kontant? Kan dessa rutiner ändras så att kontanthanteringen minskas? Kontanthantering är alltid en källa till risk för felaktigheter och/eller oegentligheter, vilket reduceras om pengarna istället går direkt via banken.

Finns det bevakningsrutiner för obetalda medlemsavgifter och andra fordringar, t ex kundfordringar? Hur och när sker påminnelser?

Är bokföringsmaterialet ordnas så att bokförda verifikationer kan återfinnas? Finns en löpande numrering (verifikationsnummer) som stämmer mellan verifikationer och dagbok/verifikationslista? Finns konteringsanvisningar på verifikationerna? Finns det en eller flera bokföringsserier? Har bokföringen upprättats löpande?

Förvaras bokföringsmaterialet betryggande (brand- och stöldsäkert)?

Finns det en förteckning över föreningens tillgångar och värdehandlingar? Har granskning skett av förteckningen, för överensstämmelse med kvarvarande tillgångar också ställd i relation till bokföringen?

Hur ser föreningens bokslut ut? Är alla poster avstämda och åsatta ett korrekt värde? Finns dokumentation/underlag (kontoutdrag, inventeringslistor, specifikationer) till alla poster i balansräkningen? Är de kontrollerade? Har kontrolluppgifter och inkomstdeklaration ingivits? Har alla skatteregler följts?

Förs protokoll vid styrelsemötena? Är protokollen av sådan beskaffenhet att det framgår vilka beslut som har fattats, vilka som har varit närvarande, när besluten har fattats och vem/vilka (minst två) som har undertecknat protokollen. Är protokollen justerade?

Säger någon att vi skall tro på någons ord - istället för att kontrollera dokumentation, protokoll och aktiv handling?

Har protokollen granskats för att utröna vilka beslut som har fattats, om de stämmer med föreningens stadgar och årsmötets instruktioner (t ex budget/verksamhetsplan) och om besluten intre strider mot gällande lagstiftning, såsom t ex skattelagstiftning?

Revisorn bör också kontrollera föreningens arbetsordning för dess olika roller. Finns det sådana och efterlevs de?

Revisorn skall helt enkelt kontrollera att styrelsen gör sitt yttersta för föreningens väl och att bokföringen är upprättad enligt konstens alla regler.

Samma kunskap som en vald revisor måste ha - god ekonomikunskap och god kunskap om ledning, styrning och förvaltning av en organisation - måste också dess suppleant ha. Det är valberedningens roll att föreslå dessa funktionärer. Det är medlemmarnas roll att bistå valberedningen med goda kandidater. Det är årsmötets roll att besluta om valet. Årsmötet består av ansvarstagande medlemmar.

Revisorn skall fånga det som blivit tokigt i föreningen. För att klara detta måste hen har rätt sorts skinn på näsan och rätt kompetens i bagaget. Har hen det i din förening?

Anette Grinde




#Föreningsutbildning
#Föreningskunskap 
#Folkbildning 
#Föreningsrevisor
#Valberedning

PeaceWorks söker ideell revisor.

Viktiga revisorer i ett fantastiskt föreningsliv

Föreningslivet är vida spridd över vårt land. Hundratusentals föreningar driver olika slag av verksamhet och de allra flesta drivs med ideell kraft. Människor är delaktiga för att de är intresserade och för att de kan bidra till att göra en verksamhet möjlig för fler. Det finns många viktiga poster i en förenings styrelse, men ordföranden, sekreteraren och kassören bär särskilt viktiga poster. Ordförande har en ledande roll i styrelsen och är ofta ansiktet utåt. Sekreteraren ansvarar för protokollens väl och många gånger för andra uppgifter som är kopplade till text, arkiveringe, mm. Kassörens ansvarsområdet hör mer siffrorna till, där bokföring, pengahantering och ekonomisk rapportering ofta hör uppgiften till. Alla ledamöter i en styrelse har samma övergripande ansvar, men var och en har ändå ett specifikt ansvar för sina frågor.

Som föreningens kontrollfunktion finns t ex fullmakter, firmateckningsdiskussioner (där två i förening är säkrare än en ensam), attesträttigheter och styrelseinsyn. Där finns också en granskningsfunktionen, genom föreningens revisorer. Revisorerna kommer ofta sen, inte under tiden, vilket gör att de ofta sent ser egenheter eller oegentligheter. Bättre är att de engagerar sig löpande under året, ber om styrelseprotokoll, är med på något styrelsemöte, lyssnar med ledamöterna hur det går, mm. Revisorerna är ingen tystlåten siffergranskningsfunktion, det är ett mycket viktigt förtroendeuppdrag där integritet, kunskap och engagemang är mycket viktiga egenskaper.

Revisorerna skall granska det som varit och de skall berätta (särskilt för årsmötet) om det är i sin ordning. De skall granska siffrorna, verksamheten och besluten - kort och gott vilka frågor styrelsen har tagit i, talat om, beslutat och drivit. Och också vilka frågor de borde ha tagit i. De skall ifrågasätta, fråga och lägga sig i. Revisorerna har en granskande roll, men också en förebyggande, rådgivande och hjälpsam roll. De har en mycket viktig roll.

Revisorn/revisorerna är valda av årsmötet och rapporteringsskyldiga till årsmötet. Revisorn har en skyldighet att vara objektiv. Något jäv får inte förekomma i förhållande till den sittande styrelsen, vilket lätt kan uppkomma om t ex en avgående kassör väljs som revisor eller om någon har ett personligt (stort) engagemang i föreningen. Här krävs insikt i valet. Det är avsevärt svårare att objekt granska sina kamrater än att granska någon/några man har en mindre personlig relation till.

Revisorn är viktig för föreningen för att hen är medlemmarnas förlängda arm. Det är revisorn som
har möjligheten och skyldigheten att granska föreningens förehavanden, den har inte övriga medlemmar på samma sätt. Det är viktigt att revisorn gör just det. Granskar och ifrågasätter, frågar och diskuterar.

En revisor bör ha intresse för föreningens ändamål och faktiska verksamhet. Hen behöver också ha en positiv människosyn, hög personlig integritet och hög respekt för andras arbete. Det är också viktigt att personen kan hantera tystnadsplikten som är förenad med uppdraget. Hen bör också själv bära kunskap om bokföring, redovisningsregler, styrelseansvar, stadgefrågor och övergripande föreningskunskap.

Små fel är små fel. De behöver inte förstoras, men de kan behöva nämnas och diskuteras. De skall tas med den som har gjort felen och vidareföras t ex till styrelsen om det är nödvändigt för att rätt styrning av föreningens verksamhet skall kunna upprätthållas. Det är viktigt att vara varsam med människors engagemang. Det skall också ställas i relation till att var och ens förtroendepost utgår ifrån att man arbetar för föreningens bästa.

Det är valberedningens roll att hitta en eller flera bra revisorer till föreningen. Det är varje medlems (eller annan intresserad utomståendes) roll att bistå valberedningen med goda förslag. Har du ett bra förslag på en duktig och objektiv kompetent föreningsrevisor, så dra dig inte för att föreslå denna för föreningens valberedning.

Anette Grinde
Förenings- och ekonomiutbildare 
hos t ex Företagshuset, Studiefrämjandet och Folkuniversitetet.

#Föreningsutbildning
#Föreningskunskap
#Folkbildning
#Föreningsrevisor
#Valberedning

Snart är det årsmöte i vår förening!

Snart är det årsmöte i vår förening!

Det är dags att begrunda vad som behöver vara klart - och kanske också när. Och möjligen också vem som gör vad.

Datum behöver finnas på hemsidan i mycket god tid (se stadgarna om det finns en senastetid och ett särskilt sätt när det senast behöver vara gjort!). Gör också gärna ett mailutskick till medlemmarna i god tid innan sista datum enligt stadgarna, så att de uppmärksammar dag, tid och plats. Uppmärksamma medlemmarna samtidigt på senaste tidpunkt för motioner till årsmötet.

Bokslutet skall göras klart så snart som möjligt efter räkenskapsårets utgång. Det skall gås igenom av styrelsen och undertecknas av alla, för att sedan skyndsamt ställas till revisorernas förfogande för granskning.

Verksamhetsberättelsen skall skrivas, undertecknas av alla ordinarie ledamöter i styrelsen och göras tillgängligt för revisorerna (tillsammans med siffrorna). Revisorerna behöver också pärmen med originalprotokollen för året. De behöver kunna se att beslut, verksamhet och siffror hänger ihop.

Motioner till årsmötet är guld för föreningens utveckling. Uppmuntra medlemmarna att skriva, ge förslag och tala om när ni senast måste ha dem för att de skall hinna behandlas innan årsmötet. Var generösa även om stadgarna inte är det. Ändra stadgarna om de inte är medlemsvänliga.

Bokslut och verksamhetsberättelse hör till det gångna året. Sen är det dags att blicka framåt!

Budgeten för nästa år görs (oftast) av kassören, men måste diskuteras av styrelsen. Den måste hänga ihop med verksamhetsplanen, som är den textmässiga berättelsen om tankar och planer för det kommande året. Budgeten och verksamhetsberättelsen utgör styrelsens planeringsunderlag till årsmötet, för årsmötet att begrunda och ge sitt godkännande till - eller lotsa i en annan riktning.

Alla handlingar bör finnas tillgängliga för årsmötet (medlemmarna) i god tid (gärna på hemsidan), så att det är möjligt att fundera och begrunda vad som gjorts och vad som komma skall.

Styrelsen; Balans- och resultaträkning (underskriven av hela styrelsen)
Styrelsen; Verksamhetsberättelse (underskriven av hela styrelsen)
Styrelsen; Budget (kommande års beräknade resultaträkning)
Styrelsen; Verksamhetsplan (kommande års verksamhet)
Revisorerna; Revisionsberättelse

Styrelsen; Stadgar
Styrelsen; Motioner
Styrelsen; Styrelsens förslag till årsmötet

Valberedningen; Valberedningens förslag till ny styrelse och övriga funktionärer
Styrelsen; Förslag till ny valberedning

Fika/förfriskningar!
Glöm inte fika/förfriskningar!

Och glöm inte dagordningen (där ordning/text framgår av stadgarna).

A..



#Folkbildning
#Studiefrämjandet

Är det moms på utbildning och kultur? Och vad är folkbildning?

Ja, hur har vi det nu med undantag i momssammanhanget. Är det moms på utbildning och kultur? Hur momsar studieförbunden för sina utbildningar och sin kulturverksamhet?

Utbildning och folkbildning är inte samma sak, i momshänseende. Folkbildning går under kultur, inte under utbildning.

Utbildning.

8 § Från skatteplikt undantas omsättning av tjänster som utgör 1. grundskole-, gymnasieskole- eller högskoleutbildning, om utbildningen anordnas av det allmänna eller en av det allmänna för utbildningen erkänd utbildningsanordnare, och 2. utbildning som berättigar studerande till studiestöd enligt studiestödslagen (1999:1395) eller till

 a) statsbidrag som administreras av Specialpedagogiska skolmyndigheten för - kortare studier om funktionshinder, - kortare studier på grundskole- eller gymnasienivå som är särskilt anpassade för personer med funktionshinder, och - studier inom särskild utbildning för vuxna, eller
 b) statsbidrag som administreras av Sametinget för kortare studier i alfabetisering i samiska.

Undantaget från skatteplikt enligt första stycket omfattar även omsättning av varor och tjänster som omsätts som ett led i utbildningen. Utbildning som tillhandahålls av utbildare mot ersättning från en uppdragsgivare som själv utser de personer som ska utbildas (uppdragsutbildning) omfattas av undantaget endast om utbildningen ingår i en av uppdragsgivaren bedriven egen utbildning enligt första stycket. Lag (2010:1029). (Källa; Momslagen)

All annan utbildning är skattepliktig.

Reglerna i mervärdesskattedirektivet bygger på principen att all kommersiell utbildning ska beskattas. Det svenska undantaget för viss utbildning har därför utformats på så sätt att det klart framgår att den företas i det allmännas regi eller av det allmänna erkänd utbildningsanordnare. Den svenska regeln i 3 kap. 8 § ML får anses vara harmoniserad med mervärdesskattedirektivet (prop. 1996/97:10 s. 21). (Källa; Skatteverket)

Kulturområdet.

11 § Från skatteplikt undantas följande slag av omsättning:
...
5. av det allmänna understödd folkbildningsverksamhet som tillhandahålls av studieförbund, och
6. kulturbildningsverksamhet som bedrivs av kommun. Lag (1996:1327). (Källa Momslagen)

Undantaget gäller inte för studieförbund som på kommersiella villkor säljer kurser till tex företag. Då är momssatsen 25%. För övrigt är det bara studieförbundet som är undantaget. Underentreprenörer skall ta ut moms vid fakturering av lärare, föredragshållare, mm, till studieförbundet. Folkbildning är inte utbildning (i momssammanhang), och ingår inte i utbildningsundantaget.

Kulturbildningsverksamhet som bedrivs av en kommun är undantagen från momsplikt. Ett vanligt exempel är kommunala musik- och kulturskolor. Momsfriheten gäller inte utbildning som ges av kommunala bolag. (Källa; Skatteverket)

Vad är folkbildning?

Den moderna folkbildningens historia i Sverige börjar på 1800-talet, läser jag hos Folkbildningsrådet. Då startade de första folkhögskolorna, biblioteken, föreläsarföreningarna, bildningscirklar och även flera tidskrifter och debattböcker.

Folkbildning står för lärande, ja. Inte som i utbildning, utan som i folkbildning. Ibland är det kanske lika och samma, men ändå inte. Lärandet i folkbildningen utgår från individen och med frivillighet och med eget engagemang som grund. Delaktigheten är viktig. Utmärkande för folkbildningen är att den är fri och frivillig. Och att den inte är kommersiell. 

A..


Länkar & sånt; Momslagen. Skatteverket. Folkbildning. Förordning om statsbidrag till folkbildningen. Politometern om folkbildning. Knuff om folkbildning. Bloggkartan Norrtälje. Handledning för moms - Skatteverket 2014. Handledning för moms - del 2 - Skatteverket 2013. 

#Folkbildning

God morgon.

God morgon.

Jag vaknar med ett tungt huvud. Det är instängt i rummet. Persiennerna är neddragna och jag kan inte avgöra vad klockan är. Genom persiennerna ser jag att det är ljust. Det ser molnigt ut, av vad jag kan avgöra av ljuset. Jag ligger kvar en god stund. Jag lyckas inte ansamla tillräcklig kraft för att göra morgonen till dag. Min tanke går till gårdagens möte. Styrelsemötet, där samtalen går från ekonomi, till verksamhet, vidare till människor och juridisk problematik i olika riktning. Människorna i rummet visar sin personlighet. Jag gläds över mötena och människornas engagemang.

Vi var 13 personer i rummet. Ordföranden leder mötet. Verksamhetschefen håller i frågorna, har förberett agendan och underlagen. Ibland känns det som informationspunkter, trots att de behöver diskuteras. Och ibland tvärtom. Så är det när vi är olika som människor, men hittar ändå i något mått formellt rätt. Det gäller att vara vaken, när ordföranden svingar klubban lite hastigt. Då tar vi beslut på det hör jag sägas innan vi har talat klart. Nej, tänker jag, det gör vi inte. Vi talar klart för att se var vi står. Två har talat. Det är då 11 kvar, kan man tänka, men alla vill inte orda. Vill inte eller kan inte, för att de inte kan frågorna eller för att de inte törs tala i rummet. Därför är det viktigt att jag, Krixx eller Joxx kan. Eller någon av dem som nu är alldeles tysta. Det är också särskilt viktigt att ordföranden ser att alla får orda och att de nya får plats.

Jag lade krut på att leta efter handlingar och vara förberedd innan mötet. Det visade sig att jag hittade en del av handlingarna men inte alla. De låg i olika mappar i en struktur som inte är min. Jag missade förberedelsen till en del av mötet och fick därmed stå mitt kast. Det var en obehaglig känsla att känna att jag missat en del läsning. 

Av de 13 personerna i rummet är det 4-5 som ordar och resten är tysta. En ordar högt och bestämt. Hans ton styr tydligt. Han tar för sig av ord och uppgifter. Han styr ordningen, takten och riktningen tänker jag sen. Hans omdömen om människor som berörs blir regel, utan att vi andra ifrågasätter. Hur kommer det sig att det blir så, tänker jag nu. Ja, det krävs mod och engagemang för att ge andra perspektiv när bestämda personer finns i rummet.

När jag idag summerar känslan från igår tänker jag att vi kan bättre. Och att det beror på vad var och en gör. Om jag skall kunna se och fånga frågorna på rätt sätt behöver jag få en klar bild över helheten. Jag behöver fånga den, ta del av den, läsa in mig på den och begrunda den. Personalen och ordföranden, eller föredraganden, behöver ge mig den på ett allsidigt sätt. Det som gäller mig gällser förstås också de övriga som finns i rummet, eller de som borde vara i rummet.

Vi behöver spela bättre tillsammans för att kunna spela i den högsta divisionen. För bra spel krävs mycket övning. Vi har övningstid kvar, så kanske når vi högre höjder sen.

Jag undrar om jag behöver notera i protokollet att alla regler skall följas eller om det faktiskt är helt självklart.

Anette Grinde

Föreningsaktiv föreningsutbildare med föreningsglädje i sinnet

Knuff – Intressant. Bloggkartan Norrtälje. Nyligen.se. Bloggportalen.se. Knuff om föreningskunskap – stadgarna - Bloggare om konstituerande styrelsemöte  – utbildning - årsmöte - Blogger.com. Mer föreningsprat i denna blogg.

Ju fler hinder man bygger ...

Nej, det står inte om förening-
kunskap i Härskarteknik. Men
härskartekniker används ofta
i odemokratiska föreningar.
Det är förskräckligt
synd.

Ju fler hinder man bygger och ju mindre man ger medlemmarna möjlighet att se och delta, desto lägre grad av demokrati kan sägas råda i föreningen. Ju fler nej man delar ut, desto mindre engagemang har föreningen att förvänta sig. Det ger en kultur av lågt till tak. Tystnad och rädsla, sålunda. Rådet är att göra precis tvärt om - att fånga glädjen i samhörigheten, att se engagemangsviljan och uppmärksamma kunskapen. - Även om det är besvärligt med människor som försöker påverka (eller lägga sig i) skapar det mer för föreningen. Om man vill att den skall utvecklas.

Valberedningens roll är att till årsmötet föreslå personer som skall ingå i den kommande styrelsen. Om det i stadgarna framgår att det bara är medlemmar som kan ingå i styrelsen, så är det bara medlemmar som kan föreslås. Om det inte framgår av stadgarna att det bara är medlemmar som kan föreslås, så kan även utomstående personer föreslås till och väljas till en styrelseplats. Fördelen med att välja medlemmar är det grundläggande engagemanget. Fördelen med att välja utomstående personer är att kompletterande kunskap är viktig.

Valberedningen bör i god tid ge medlemmarna kännedom om sitt förslag. Vilka är människorna som föreslås? Vad kan de bidra med? Vilken är deras bakgrund? Varför föreslås just dessa människor? Notera att valberedningen är helt fristående från styrelsen. Det är inte styrelsen som skall välja sig själv eller påverka valet av sig själv. Valberedningen begrundar och sammanställer ett förslag, som i god tid innan årsmötet görs tillgängligt för medlemmarna - för att ge dem tillfälle att begrunda förslaget. Det finns också en möjlighet, för var och en som finns med i mötet, att ge förslag på ledamöter/funktionärer på plats i årsmötet. Det är föreningens bästa som gäller för beslutet. Rätt att rösta har medlemmarna. Det är alltså de som styr beslutet. Det är dock mycket viktigt att de ges tillfälle till reflektion.

Vem som föreslår någon för valberedningens begrundande är egalt. Att människor törs föreslå någon annan eller sig själv till valberedningen eller i årsmötet är däremot inte egalt, det är mycket viktigt. Förslag skall tas på största allvar. Den som kritiserar förslagsställaren eller dess status (som medlem eller inte medlem) bör uppmärksamma att valen görs av årsmötet, d v s medlemmar i föreningen, men att även andra personer är varmt välkomna att bidra med kunskap, engagemang, uppmärksamhet och glädje. Den som hindrar detta, hindrar också föreningens möjlighet att se nya riktningar och nya människor. Det är inte troligt att det kan anses vara för föreningens bästa att vägra att se nya eller andra möjligheter.

Motioner - alltså medlemmarnas förslag - till föreningen begrundas av föreningens årsmöte. En viktig förutsättning för att kunna begrunda motionerna är att de kommer medlemmarna till del i god tid innan årsmötet. Styrelsens åsikt kring motionen bör också komma till medlemmarnas kännedom i god tid innan mötet. Här bör föreningens styrelse uppmärksammas på förhållningssättet som leder till engagemang, nämligen det där man lyssnar till medlemmarnas tankar och visar att man har förstått vad som sägs. Styrelsen bör aldrig besvara en motion med bara ett nej. Om styrelsen föreslår ett avslag på motionen bör man ändå skriva en tydlig förklaring kring varför. Styrelsen bör tydliggöra frågeställningen, följa motionärens tankespår och förklara varför eller varför inte man föreslår bifall eller avslag till motionen. Ett tydliggörande, istället för ett negativt spår, skapar engagemang, nya förslag och fler intresserade människor. Det ingjuter mod och inspiration. Bara nej, bygger resignation och trötthet. Det sänder en signal om att det inte är lönt besväret att försöka orda eller påverka.

I god tid och tillgängligt är demokratiskt viktigt. Det finns, normalt sett, inte något krav på att man måste anmäla sig (mer än möjligen för mat/fikatillgång & tillräckligt rum i lokalen) innan ett årsmöte. Om det skall finnas ett sådant krav bör det vara inskrivet i stadgarna, eftersom det avviker från vad som är normalt brukligt. Handlingar skall vara tillgängliga för samtliga medlemmar, i god tid innan årsmötet. Det gäller alla handlingar som hör årsmötet till, såsom t ex ekonomisiffror, revisionsberättelser, dagordning, motioner, styrelsens propositioner, verksamhetsberättelser, verksamhetsplaner, mm. När en styrelse svarar en medlem att de finns tillgängliga i mötet, så kan det betraktas som demokratiovänligt. Ett av skälen till detta är att det då blir omöjligt dels att diskutera handlingarna innan med någon som är insatt eller kunnig och dels att det inte ges tillräckligt tid för begrundan av de handlingar som läggs fram i mötet. Tid för genomläsning och begrundande, är viktigt för att kunna se vad som står i handlingarna.

En förening bör vara öppen, inbjudande och lyssnade. Den bör lyssna efter vad medlemmarna kan och vill. Den - vilket ofta hörs genom styrelsens sätt att vara -  bör inte hindra medlemmarna från att ta del av information som behövs för beslut och påverkan.

Anette Grinde
Föreningsaktiv & föreningsutbildare





Länkar; Knuff – Intressant. Bloggkartan Norrtälje. Nyligen.se. Bloggportalen.se. Knuff om föreningskunskap – stadgarna - Bloggare om konstituerande styrelsemöte  – utbildning - årsmöte - Blogger.com. - Studiefrämjandet. Kassörskurs hos Studiefrämjandet. Mer föreningsprat i denna blogg. 

Föreningsliv; Den viktigaste rollen av alla...

Jag tänker ofta att kassörens/ekonomens roll, är den viktigaste rollen av alla i en förening eller i ett företag. Jag ser ofta att den inte ses så av andra.

Jag ser ofta, nu i två relativt stora organisationer på kort tid, att stora delar av styrelsen saknar grundläggande ekonomikunnande och att de tror att det ordnar sig utan att förstå att de äventyrar föreningens väl. Utan en god ekonomi kan föreningen inte växa. Eller ens överleva. Man kan inte satsa, bygga nytt eller mer, om man inte har en trygghetsbas. Man kan inte heller använda pengar som man inte har, tänker jag. Åtminstone inte när man inte har vidtagit åtgärder för att fylla de brister som finns.

Inga ansökningar. Inga intäktsskapande åtgärder. Bara tankar, utan göranden.

Detta gör mig beklämd. Jag undrar, i min stilla tanke, hur jag skall agera i denna typ av frågor i framtiden.

Det är svårt att få människor att lyssna när de glöder för en fråga. En fråga som de inte har kontroll över, men ändå låter växa. En fråga som i förlängningen blir skadlig, men man inte sätter stopp för.

Ja, det är svårt att ändra sin tanke. Det gör mig beklämd.

Kassörsrollen är, i många föreningar, den viktigaste rollen av alla. På den måste en duktig ekonom sitta. En som kan siffror och en som kan förklara dem så att övriga förstår vad man har och vad man inte har.

Och få resten av styrelsen att lyssna.

A..

Skall jag tacka ja till styrelseuppdraget?

Om jag får en förfrågan till ett uppdrag i en föreningsstyrelse bör jag ställa mig frågor som varför, hur, när, med mera.

• Varför frågar de mig? Vad kan jag tillföra?
• Stämmer föreningens verksamhet och förhållningssätt med min etik och värdegrund?
• Hur ser föreningens ekonomiska situation ut? 
• Har föreningen fullgjort sina åtaganden och tidigare styrelser beviljats ansvarsfrihet? 
• Finns det god insyn i föreningsstyrelsens arbete?
• Vilka utmaningar står föreningen inför? 
• Förstår jag verksamheten?
• Har någon i styrelsen branscherfarenhet som tillför till verksamhet och styrning? Har jag det? 
• Har jag tillräckliga formella kunskaper?
• Vilket arvode kommer jag att få?  
• Vem är ordförande? Hur ser dennes ledarstil ut? 
• Hur agerar övriga ledamöter? 
• Finns styrelseförsäkring? Vad täcker den och var går gränser för mitt ansvar?
• Är jag införstådd med vilket ansvar uppdraget kräver? Vill jag ta på mig det ansvaret? 
• Hur kan jag påverka föreningen och dess framtid med min kompetens och mitt förhållningssätt i denna styrelse?
• Hur lång tid kommer uppdraget att ta?
• Med mera.

Om jag kan tillföra på ett bra sätt, om föreningen arbetar demokratiskt och nyttjar styrelsens kompetens på ett bra sätt, om jag gillar föreningens grundläggande värde, verksamhet, mm - ja, då kan jag närma mig frågan med ett ja. Men, om detta brister, bör jag absolut säga nej. Nej, skall jag också säga om tiden brister.

Fundera noga, innan du tackar ja - eller nej. Kliv ur, när det visar sig att ni inte vandrar i rätt riktning - och du har gjort allt som står i din makt för att ändra till rätt riktning.

Kom ihåg att föreningsliv är skoj - eller skall vara skoj.

Anette Grinde
Föreningsutbildare

Länkar. Knuff – Intressant. Bloggkartan Norrtälje. Nyligen.se. Bloggportalen.se. Knuff om föreningskunskap – stadgarna - ansvar - Bloggare om konstituerande styrelsemöte  – utbildning - årsmöte  -  Blogger.com. Socialdemokraterna. Politometern. Folkuniversitetet. Företagshuset håller föreningskurser. Studiefrämjandet. STF Roslagen. 

Vem tar ansvar för vad jag gör?

Föreningsansvar är en lite lurig fråga. Men samtidigt rätt klar. Styrelsen och styrelseledamöterna är ansvariga. Punkt. Så på frågan om vem som tar ansvar för vad jag gör - i en styrelse - så gör jag det själv. Jag tar också ansvar för vad andra gör, i styrelsen och i föreningen. De andra i styrelsen tar också ansvar för det jag gör i styrelsen eller på styrelsens uppdrag. Eller när det kan antas att det jag gör är för styrelsens uppdrag.

Bortsett från detta kan man behöva diskutera vad man menar med ansvar. Och hur detta utkrävs. Och hur man förhåller sig till detta. Och om man kan övervältra detta på någon annan. Ja, alla frågor kan besvaras med - det beror på, eftersom omständigheterna och sakfrågorna ger olika svar.

Om sex föreningar samlas i en förening kring en gemensam fråga, där det t ex framgår att alla föreningarna måste vara överens kring politiska uttalanden, krävs att de (som då kan tolkas som föreningsstyrelserna eller en generalsekreterare med sådant mandat) är överens. Tas dessa beslut i styrelserummet för den samordnande föreningen eller tas de hos medlemsföreningarna, så påverkas också ansvaret. Det fördelas på fler, helt enkelt.

Vem är ansvarig i en förening? 
Styrelsen. Som består av styrelsens ledamöter, var för sig. Styrelsens ledamöter är solidariskt ansvariga för de beslut som fattas av styrelsen.

Men jag om är vald på en medlemsförenings uppdrag? Är jag ändå ansvarig?
Du sitter i styrelsen på ett personligt mandat. Ja, för någons räkning, men ändå på ett personligt mandat. Du är där skyldig att verka för föreningens bästa i alla beslut. I detta menas att du är ansvarig för den samordnande föreningens bästa i detta rum, inte medlemsföreningens bästa. Du är ansvarig för alla beslut föreningen har fattat, om du inte har markerat en avvikande mening (i protokollet) om att du inte står bakom beslutet. Du är ansvarig för allt vad föreningen gör. Den du är vald (d v s medlemsföreningen) för kan inte ansvara (i juridisk mening) för det den inte har varit med om att besluta. Den kan lotsa och leda dig i t ex etiska, moraliska, juridiska frågor, uttalandefrågor, mm, men den är inte med i beslutet. Du är alltid den som är med om det faktiska beslutet. Rör det sig om resurser och felbeslut kring detta kan de inte vara mer än moraliskt medansvariga. De kan stå vid din sida, men de är inte juridiskt ansvariga så att de kan ställas till svars.

Hur är medlemsföreningen ansvarig och hur står de bakom mig? 
De är inte juridiskt ansvariga för de beslut du har fattat i föreningen. Du sitter på ett personligt mandat. De är medlemmar, bara medlemmar. De står bakom dig med kunskap, argument, föreningens inställning, mm - men inte med juridik så tillvida att de kan (med utkrävande av ansvar) påverka i rummet. Du har möjlighet att kommunicera med dem om sakfrågorna (så länge du inte har tystnadsplikt utanför styrelserummet), men de kan inte påverka direkt i rummet. Därför kan de inte heller vara ansvariga för det du säger och gör för deras räkning. Det kan bara styrelseledamoten själv vara.

Om du sitter i en förening styrelse, så är du personligt ansvarig för de beslut fattas och åligganden som finns där. Om du sitter på en medlemsförenings mandat kan de stötta dig med kunskap, men de kan inte juridiskt ta över ditt ansvar. Ja, de kan stötta dig med pengar i en skadeståndsprocess, men det är snarast upp till ert avtal er emellan och en fråga om medlemsföreningens vilja och hur ni kommunicerar innan och under uppdragets gång. Om du inte talar med dem om vad de de facto står för i varje enskilt beslut, så torde du inte ha något att hämta därifrån i en krissituation. De kan inte ansvara, ur något perspektiv, för något de inte känner till.

I din roll som styrelseledamot är du ansvarig också för det du inte känner till - om du borde känt till det. Det ligger i ditt ansvarsområde att känna till. Att ta reda på, att fortsätta fråga om du inte får svar, att vara lyhörd för problemen och att ifrågasätta beslut - är viktigt för en styrelseledamot. Att inte vara på plats, är inte till din fördel. Att låtsas som att problem inte finns, är inte till din fördel. Att inte känna till, är inte din fördel. Att tro att någon annan upplyser dig om saker som är lite luriga, är naivt. Det är inte lämpligt att vara naiv i ett styrelserum.

Ja, man får fatta felaktiga och tokiga beslut i en styrelse - det är styrelsen som är övergripande ansvarig. Men, man (styrelsen och dess enskilda medlemmar) måste följa den arbetslagstiftning, medbestämmanderegler, skattelagstiftning, mm, som finns. Man måste känna till den. Man kan inte göra avsteg ifrån den.

Ja, i en ekonomisk/juridisk process tas pengar normalt sett först från föreningens tillgångar. I detta kan också ingå att de tas ifrån en försäkring, om försäkringsvillkoren stämmer med förutsättningarna i det enskilda fallet (notera det finstilta i försäkringsvillkoren). Annars riskerar beloppet att krävas från de enskilda ledamöterna i ett ansvarsutkrävande (en juridisk process). Om de inte gjort något brottsligt och skarpt oprofessionellt förstås, då kommer saken i ett annat läge. Då lär pengarna krävas av ledamoten/ledamöterna innan de krävs av föreningen.

Som sagt. Ansvar är en liten lurig fråga. Det är svårt att svara ja eller nej. Det beror helt enkelt på. Förutom det faktum att det är styrelsen och de enskilda ledamöterna som är ytterst ansvariga. Inte medlemmarna - utan styrelseledamöterna.

Har medlemmarna i en paraplyorganisation samma ansvar som medlemmarna i en idrottsförening? Ja, i princip. (Alltså, egentligen inget alls). Men ändå inte. (Eftersom själva andemeningen är gemensamt och tillsammans).

Vi har alla ett ansvar. Frågan är vad vi lägger i begreppet ansvar. Och hur det utdöms eller vad som händer när vi inte tar vårt ansvar.

Det beror, som sagt, på omständigheterna i det enskilda fallet. Men, det är styrelseledamöterna i styrelsen som har uppgiften att arbeta, i varje steg och i varje situation, ansvarsfullt och för föreningens bästa. Det är därmed också den som, juridiskt, kan ställas till svars. De är ansvariga, helt enkelt.

Solklart, eller hur?

Om en styrelse inte har tagit sitt ansvar kan de t ex tvingas att betala ur egen plånbok (efter en juridisk process), sitta i finkan (också detta efter en juridisk process) eller bli utsatt för nesan att inte få ansvarsfrihet eller bli avsatt från sin styrelsepost (av medlemmarna i årsmötet).

Anette Grinde
Föreningsutbildare

Klicka på bilden för mer information om huset

(ledigt fr. 1/1 2014).

Länkar. Knuff – Intressant. Bloggkartan Norrtälje. Nyligen.se. Bloggportalen.se. Knuff om föreningskunskap – stadgarna - ansvar - Bloggare om konstituerande styrelsemöte  – utbildning - årsmöte  -  Blogger.com. Socialdemokraterna. Politometern. Folkuniversitetet. Företagshuset håller föreningskurser. Studiefrämjandet. STF Roslagen. Civilekonomen. 

Vad är korruption egentligen?

Vad är korruption egentligen?

Korruption kan förklaras med att någon (fysisk eller juridisk person) ser till att skapa otillbörlig vinning genom sin ställning. Det handlar om pengar, men det handlar också om andra fördelar. Det kan t ex vara status, inflytande, ära, mm. Det handlar om personlig vinning. Det personliga här kan vara sig själv, någon närstående, en familjemedlem, en vän, en organisation, by eller ett politiskt parti. Något man särskilt gynnar och månar om, med andra ord.

En viktig del i sammanhanget här är själva maktmissbruket - det som skapar fel användning av resurserna. Resurser är, som vi alla vet, pengar - men också betydligt mer än pengar. Mutor, favorisering, kickbacks (bonus/vinst vid sidan om), nepotism (svågerpolitik, gynnande av närstående), trakasserier, gåvor, utpressning, jäv, med mera är exempel på felaktigt nyttjande av resurser.

Forum Syd beskriver frågan som en ekvation där; korruption = monopol + godtycke - redovisningsansvar. Modellen sätter fokus på de strukturer som möjliggör korruption. Monopol innebär makt över beslut, resurser och information. När detta finns hos ett fåtal personer skapas möjligheter för ett felaktigt nyttjande av organisationens resurser. Godtycke innebär att det saknas tydliga regler eller att dessa inte följs. Eller att de följs selektivt, för den eller de det passar och inte för övriga.

Medel används inom projekt, men till andra ändamål än vad som var avsett. Beviljade medel skall användas för de ändamål de har beviljats. De skall inte, internt, ändras. Budget och tanke skall hållas kvar eller annars diskuteras i noggranna termer med finansiären. Pengarna är strikt öronmärkta, och skall inte användas med "flexibilitet". Ansvar i handling och tanke, bör vara en utgångspunkt.

Projektmedel används för egen vinning. Pengar utan kvitto, falska kvitton/verifikationer, falska fakturor, dubbla biståndsgivare, kreditfakturor utan korrekt koppling till bokföring och pengar, liksom tjänster/varor som köps för projektets räkning, men används privat.

Personal & administration. Stöld av betald arbetstid är ett felaktigt nyttjande av organisationens resurser. Styrelse, chefer/ledare och personal ansvarar gemensamt för att tiden nyttjas på bästa möjliga sätt, men ledningen har det huvudsakliga ansvaret för att personalen har rätt och tillräckliga uppgifter att utföra under sin arbetstid.

Upphandling. Leverantörer kan erbjuda mutor för att få dem att välja deras anbud eller organisationen vänder sig till vänner/släktingar för inköp av varor/tjänster i stället för att välja det bästa alternativet utifrån objektiva kriterier såsom t ex kvalitet, pris, säkerhet, miljö, mm. En upphandling, med specifika krav, ställd till flera leverantörer och utvärderad gemensamt försvårar oegentligheter och felaktigt gynnande vid inköp av varor/tjänster till organisationen.

Maktmissbruk kan göras på många sätt i en organisation. I detta ingår t ex sexuella relationer med personer i beroendeställning, att representera en organisation på ett missvisande sätt, att hindra informationsflöden till personer som behöver informationen för att kunna utföra sitt arbete, att tala maktspråk på ett sätt som skapar rädsla, svårigheter att få upp frågor på agendan, med mera.

Det är svårt att tala om korruption. Talar vi inte, så är det svårare att upptäcka eftersom ingen riktigt förstår hur man skall tänka eller var gränsen går. Det är också svårt att tala om eftersom man kan vara lite rädd för vad man skall upptäcka eller att det kan kännas obekvämt när någon måste "anklaga" någon. Rädslan för konflikter eller svårigheten att få upp ärenden på agendan är andra skäl till att det är svårt att tala om korruptionsfrågorna.

Det är viktigt att tala om korruption. Korruption är oegentligheter, stöld, mutor, trakasserier, maktmissbruk, missbruk av resurser, med mera. Vi talar inte bara om pengar. Det är oändligt mycket mer.

Varje form av missbruk - här i fråga om korruption - bör uppmärksammas. Vi bör tala om problematiken, vrida och vänta på den, för att se vad som har hänt, hur det påverkar oss och hur vi gör det bättre.

Vad är korruption för dig?
Finns korruption i den bransch du finns i? Inte? Då kanske du behöver titta både på dig själv och på andra, på ett annat sätt.

Hur förhåller du dig själv till företagets/organisationens resurser?

Anette Grinde




Källor & mer att läsa; 

• Forum Syd; Att förebygga korruption - en handledning för Forum Syd och dess bidragsmottagare (maj 2011, uppdaterad januari 2012).
• Kursmaterial SIDAs korruptionsutbildning oktober 2013.
• Transparency International
• Näringslivskoden
• Wikipedia; Ordet korruption kommer från latinets corruptio som betyder ’fördärvat tillstånd’, ’förfall’ eller ’bestickning’.
• Institutet mot mutor.

Föreningskurs ...

Så. Jag har under två hela dagar hållit kurs för föreningskassörer som vill lära sig mer om föreningsliv, ansvar, kassörsrollen, rapportering, mm. Det har sprudlat av glädje och energi i rummet, mängder av fantastiska frågor och följdfrågor har dykt upp. 

Tack vare den lilla gruppen vågade alla fråga om allt de kom på, vilket helt förstörde hela min kursplan (!).Vi fick verkligen fantastiska dagar. Jag bockar och tackar för att ha fått förmånen att möta dessa fantastiska kursdeltagare och orda om frågor som ligger mig varmt om hjärtat. Föreningslivet är viktigt, och det är viktigt att alla ser sin roll och sitt ansvar.

Svettigt, men fantastiskt skoj.

A..

Företagshuset. Mer länkar & sånt;  Intressant. Bloggkartan Norrtälje. Nyligen.se. Knuff bloggar - föreningsliv - ordförande - bloggar.se  - föreningsdemokrati - kassör - styrelsemöte - styrelsekurs - valberedning -  Föreningskunskap -  årsmöte - ansvarsfrihet - stadgar - Företagshuset - utbildning - Studiefrämjandet.