Anställda, revisor och styrelse - har helt olika roller...

För några år sedan fanns jag i en organisation där jag arbetade som ekonom. Jag var ansvarig för helheten i ekonomi. Jag bokförde, betalade löner, gjorde bokslut, deklarerade skatt, rapporterade till styrelsen, diskuterade frågor med verksamhetsansvarig/kanslichef och med projektansvariga för projekten. Jag skötte ekonomin helt enkelt, som man ju gör som ekonomichef och/eller ekonomiansvarig. Ja, så gör jag ju ofta, eftersom det allt som oftast tillhör mitt uppdrag. Mitt uppdrag då är att på styrelsens uppdrag ombesörja en schyst ekonomihantering. Det är fortfarande styrelsen som är ansvarig för det jag gör. Den är ansvarig när det händer, det som inte får hända - vare sig det är avsiktligt eller inte - och måste tillförsäkra sig om att det (vad det än må vara) inte händer. Det gör man genom återkoppling på lämpligt sätt, i regel mot och tillsammans med en kassör. Vad som är lämpligt är upp till varje enskilt företag eller förening. Eftersom alla föreningar och företag är olika, och också personerna som finns i dessa. Kanske främst för att de bär olika kunskap. Det är viktigt att se, inse, styrelsens och kassörens ansvar och därmed ge dem (för dem) tillräcklig information. Det är förstås styrelsen och kassören som avgör vad som är tillräcklig ekonomisk information (alltid inom rimliga gränser).

Räkenskaperna granskas sedan, i efterhand, av en revisor. Hen granskar för att stadgarna säger så, för att föreningen vill så, för att lagstiftningen säger så, för att intressenterna vill se att lagen följs och/eller kanske för att finansiärer vill se och objektivt bekräfta att pengarna har använts för rätt ändamål. Revisorn granskar utifrån objektivt ställda krav, med fokus väsentlighet, risk och särskilda förutsättningar. Revisorn har normalt ingen särskild uppgift att orda om förbättringspotential och har mycket sällan fokus kring oegentligheter som inte syns tydligt. Korruption och brottslighet behöver inte synas tydligt. De behöver begrundas med andra ögon och med känslighet i ryggmärgen. Objektivt, känsligt, med uppmärksamhet och med andra ögon. Styrelseögon är viktiga ögon i ekonomin, däri ingår t ex kassörsögonen.

Räkenskaperna behöver också begrundas av helt andra skäl. Granskas med andra ögon, alltså. Ett skäl kan vara att styrelsen har andra ansvarsområden än kansliet/de anställda. De har ett övergripande ansvar och de kan aldrig välja bort detta. De har ett ekonomiskt ansvar och kan aldrig välja bort detta. De kan delegera det operativa utförandet, men de kan inte välja bort det övergripande ansvaret. De behöver själva hitta strukturer för att begrunda hur verksamheten går, vad siffrorna säger, mm. Det behöver göras tillsammans med kansli/anställda, men det behöver också göras fristående från dem. Det kan inte vara så att informationsflödet bara styrs från kansliet. Det måste också vara möjligt att styrelsen kan betrakta utan ingripande från de anställda.

Häromåret jobbade jag i en organisation där kassören i styrelsen hade en önskan att tala om ekonomi, följa frågorna, vara diskussionspartner, mm, med mig som ekonom. Det var verkligen en fröjd för mig som ekonom. Då har jag ändå 30 års erfarenhet och vet vad jag sysslar med. Det höjde ribban, känslan för organisationen, delaktigheten och medvetenheten både från mitt perspektiv och från styrelsens perspektiv. Det gav en annan säkerhet för fler i organisationen, jag vill lova att det var mycket bra. Och hon som kassör hade inga problem att utöva sin roll som kassör, fånga ansvaret.

Ekonomen i företaget gör en sak. Kassören i styrelsen gör ytterligare en sak - för styrelsens räkning. Och revisorn gör något helt annat. Det är otroligt viktigt att se, inse. De tittar till mångt och mycket i samma material, men oftast med olika ögon. Ekonomen gör, styrelsen och kassören tittar och begrundar för att fundera kring strategierna framåt och säkerhet i systemet och revisorn granskar det som har varit. I revisorns granskning ingår också styrelsens förvaltning, den kan inte bli ren när styrelsen inte gjort de drag den har att göra. Lyckan är när detta fungerar tillsammans.

Ja, det är verkligen en fröjd när det fungerar som tänkt.

Det är oerhört viktigt att inse att styrelsen inte kan välja bort, delegera eller på annat sätt avtala bort, sitt ansvar. Det är också oerhört viktigt att se att styrelsen har rätt till den information de behöver. Det ligger inte på en anställds bord att argumentera emot och ifrågasätta detta. Det ligger helt enkelt på oss alla att se varandras uppgifter, respektera dessa och förstå att bilden ofta är större än ens egen lilla roll (som i och för sig kan vara stor och viktig).

Ju fler vi är som samverkar, desto bättre bli antagligen resultatet.

A..

Foto; Anette Grinde (fotograferat den 15/9 Öland).

Viktiga revisorer i föreningslivets famn ...

Exempel på saker som skall - kan - bör kontrolleras av en föreningsrevisor; 

Är det en eller flera som har tillgång till föreningens medel, t ex kassa eller bankkonton? Förvaras föreningens kontanta medel betryggande (brand- och stöldsäkert)?

Avstäms föreningens balanskonton och resultatkonton regelbundet av kassören? Hur ofta görs detta? Hur syns detta i redovisningen?

Hur tecknas föreningens firma? Finns detta angivet i styrelseprotokoll? Har dessa protokoll delgivits banken, så att ingen tidigare firmatecknare finns kvar i rullarna hos föreningens bank?

Vem finns angiven som ombud hos Skatteverket, för ingivande av skattedeklarationer och för möjlighet att kontrollera skattekontot? Har tidigare (avgående) ombud tagits bort som behöriga hos Skatteverket?

Har styrelsen utsett en eller flera som skall attestera fakturor, utbetalningar, mm? Finns det en instruktion/arbetsordning kring detta? Fungerar attestrutinerna som tänkt? Attesteras alla kostnads/utbetalningsverifikationer?

Får föreningen in pengar kontant? Kan dessa rutiner ändras så att kontanthanteringen minskas? Kontanthantering är alltid en källa till risk för felaktigheter och/eller oegentligheter, vilket reduceras om pengarna istället går direkt via banken.

Finns det bevakningsrutiner för obetalda medlemsavgifter och andra fordringar, t ex kundfordringar? Hur och när sker påminnelser?

Är bokföringsmaterialet ordnas så att bokförda verifikationer kan återfinnas? Finns en löpande numrering (verifikationsnummer) som stämmer mellan verifikationer och dagbok/verifikationslista? Finns konteringsanvisningar på verifikationerna? Finns det en eller flera bokföringsserier? Har bokföringen upprättats löpande?

Förvaras bokföringsmaterialet betryggande (brand- och stöldsäkert)?

Finns det en förteckning över föreningens tillgångar och värdehandlingar? Har granskning skett av förteckningen, för överensstämmelse med kvarvarande tillgångar också ställd i relation till bokföringen?

Hur ser föreningens bokslut ut? Är alla poster avstämda och åsatta ett korrekt värde? Finns dokumentation/underlag (kontoutdrag, inventeringslistor, specifikationer) till alla poster i balansräkningen? Är de kontrollerade? Har kontrolluppgifter och inkomstdeklaration ingivits? Har alla skatteregler följts?

Förs protokoll vid styrelsemötena? Är protokollen av sådan beskaffenhet att det framgår vilka beslut som har fattats, vilka som har varit närvarande, när besluten har fattats och vem/vilka (minst två) som har undertecknat protokollen. Är protokollen justerade?

Säger någon att vi skall tro på någons ord - istället för att kontrollera dokumentation, protokoll och aktiv handling?

Har protokollen granskats för att utröna vilka beslut som har fattats, om de stämmer med föreningens stadgar och årsmötets instruktioner (t ex budget/verksamhetsplan) och om besluten intre strider mot gällande lagstiftning, såsom t ex skattelagstiftning?

Revisorn bör också kontrollera föreningens arbetsordning för dess olika roller. Finns det sådana och efterlevs de?

Revisorn skall helt enkelt kontrollera att styrelsen gör sitt yttersta för föreningens väl och att bokföringen är upprättad enligt konstens alla regler.

Samma kunskap som en vald revisor måste ha - god ekonomikunskap och god kunskap om ledning, styrning och förvaltning av en organisation - måste också dess suppleant ha. Det är valberedningens roll att föreslå dessa funktionärer. Det är medlemmarnas roll att bistå valberedningen med goda kandidater. Det är årsmötets roll att besluta om valet. Årsmötet består av ansvarstagande medlemmar.

Revisorn skall fånga det som blivit tokigt i föreningen. För att klara detta måste hen har rätt sorts skinn på näsan och rätt kompetens i bagaget. Har hen det i din förening?

Anette Grinde




#Föreningsutbildning
#Föreningskunskap 
#Folkbildning 
#Föreningsrevisor
#Valberedning

PeaceWorks söker ideell revisor.

Viktiga revisorer i ett fantastiskt föreningsliv

Föreningslivet är vida spridd över vårt land. Hundratusentals föreningar driver olika slag av verksamhet och de allra flesta drivs med ideell kraft. Människor är delaktiga för att de är intresserade och för att de kan bidra till att göra en verksamhet möjlig för fler. Det finns många viktiga poster i en förenings styrelse, men ordföranden, sekreteraren och kassören bär särskilt viktiga poster. Ordförande har en ledande roll i styrelsen och är ofta ansiktet utåt. Sekreteraren ansvarar för protokollens väl och många gånger för andra uppgifter som är kopplade till text, arkiveringe, mm. Kassörens ansvarsområdet hör mer siffrorna till, där bokföring, pengahantering och ekonomisk rapportering ofta hör uppgiften till. Alla ledamöter i en styrelse har samma övergripande ansvar, men var och en har ändå ett specifikt ansvar för sina frågor.

Som föreningens kontrollfunktion finns t ex fullmakter, firmateckningsdiskussioner (där två i förening är säkrare än en ensam), attesträttigheter och styrelseinsyn. Där finns också en granskningsfunktionen, genom föreningens revisorer. Revisorerna kommer ofta sen, inte under tiden, vilket gör att de ofta sent ser egenheter eller oegentligheter. Bättre är att de engagerar sig löpande under året, ber om styrelseprotokoll, är med på något styrelsemöte, lyssnar med ledamöterna hur det går, mm. Revisorerna är ingen tystlåten siffergranskningsfunktion, det är ett mycket viktigt förtroendeuppdrag där integritet, kunskap och engagemang är mycket viktiga egenskaper.

Revisorerna skall granska det som varit och de skall berätta (särskilt för årsmötet) om det är i sin ordning. De skall granska siffrorna, verksamheten och besluten - kort och gott vilka frågor styrelsen har tagit i, talat om, beslutat och drivit. Och också vilka frågor de borde ha tagit i. De skall ifrågasätta, fråga och lägga sig i. Revisorerna har en granskande roll, men också en förebyggande, rådgivande och hjälpsam roll. De har en mycket viktig roll.

Revisorn/revisorerna är valda av årsmötet och rapporteringsskyldiga till årsmötet. Revisorn har en skyldighet att vara objektiv. Något jäv får inte förekomma i förhållande till den sittande styrelsen, vilket lätt kan uppkomma om t ex en avgående kassör väljs som revisor eller om någon har ett personligt (stort) engagemang i föreningen. Här krävs insikt i valet. Det är avsevärt svårare att objekt granska sina kamrater än att granska någon/några man har en mindre personlig relation till.

Revisorn är viktig för föreningen för att hen är medlemmarnas förlängda arm. Det är revisorn som
har möjligheten och skyldigheten att granska föreningens förehavanden, den har inte övriga medlemmar på samma sätt. Det är viktigt att revisorn gör just det. Granskar och ifrågasätter, frågar och diskuterar.

En revisor bör ha intresse för föreningens ändamål och faktiska verksamhet. Hen behöver också ha en positiv människosyn, hög personlig integritet och hög respekt för andras arbete. Det är också viktigt att personen kan hantera tystnadsplikten som är förenad med uppdraget. Hen bör också själv bära kunskap om bokföring, redovisningsregler, styrelseansvar, stadgefrågor och övergripande föreningskunskap.

Små fel är små fel. De behöver inte förstoras, men de kan behöva nämnas och diskuteras. De skall tas med den som har gjort felen och vidareföras t ex till styrelsen om det är nödvändigt för att rätt styrning av föreningens verksamhet skall kunna upprätthållas. Det är viktigt att vara varsam med människors engagemang. Det skall också ställas i relation till att var och ens förtroendepost utgår ifrån att man arbetar för föreningens bästa.

Det är valberedningens roll att hitta en eller flera bra revisorer till föreningen. Det är varje medlems (eller annan intresserad utomståendes) roll att bistå valberedningen med goda förslag. Har du ett bra förslag på en duktig och objektiv kompetent föreningsrevisor, så dra dig inte för att föreslå denna för föreningens valberedning.

Anette Grinde
Förenings- och ekonomiutbildare 
hos t ex Företagshuset, Studiefrämjandet och Folkuniversitetet.

#Föreningsutbildning
#Föreningskunskap
#Folkbildning
#Föreningsrevisor
#Valberedning