Har du koll på vem och hur det dras i spakarna just i din organisation?

Vid beslut om ny ekonomikonsult, kassör eller ekonomiansvarig/ekonomichef i ett företag eller en förning behöver t ex följande saker begrundas;

Firmateckning. Vem/vilka tecknar firman i företaget eller föreningen? Är det en ensam firmatecknare, är det två i förening eller är det fler i förening. Finns begränsningar i firmateckningsrätten för någon eller några av dessa firmatecknare? Firmateckningsrätten beslutas normalt av föreningens/företagets styrelse och behöver begrundas särskilt för varje styrelse. Det skall vara praktiskt genomförbart men det skall också vara säkert, alltså förhindra att någon går utanför de ramar och befogenheter man tänkt sig i organisationen.

Bank. Vem gör bankärenden/betalningar? Gör denne person detta med en persons görande eller dubbelkommando, alltså en ensam person utan dubbelkontroll eller två i förening. Två i förening är att föredra, för säkerheten i ekonomihanteringen i företaget/förening. Ekonomen tycker förstås oftast att det är enklast att göra det själv, alltså med en persons görande utan inblandning av annan, men säkerhet kräver dubbla par ögon. Det är mänskligt att fela, men risken för fel och oegentligheter minskar med dubbla par ögon.

Skatteärenden. Firmatecknare undertecknar skattedeklaration, inkomstdeklarationer, mm. Skattedeklarationer, inkomstdeklarationer, mm kan också göras via ombud (digitalt). Dessa behöver registreras hos Skatteverket. Det är särskilt viktigt att observera att tidigare ombud/firmatecknare inte försvinner om företaget/föreningen inte ser till att de försvinner. Kontrollera via Skatteverket vilka som har behörigheten för just detta företag/förening, avregistrera de som inte är behöriga och registrera in de som behöver vara behöriga i olika sammanhang.

Behörighet att upprätta skattedeklarationerna bör finnas hos den som gör deklarationerna, behörighet att se deklarationerna och skattekontot bör finnas dels hos den som gör deklarationerna men med fördel också hos styrelsens kassör och hos VD/generalsekreterare. Styrelsen är alltid övergripande ekonomiskt ansvarig och bör försäkra sig om korrektheten genom återkommande uppföljning i olika frågor. Ett särskilt ansvar finns för korrektheten i skattesammanhanget.

90-konto/insamlingskontroll. Firmatecknare och styrelse skall omedelbart meddelas till Svensk Insamlingskontroll. De har en blankett på sin hemsida. Ändringen skall åtföljas av bevis på styrelseledamöternas frånvaro av betalningsanmärkningar.

FRII (Frivilligorganisationernas insamlingsråd). Många större ideella föreningar har 90-konto och är medlemmar i FRII. Båda dessa organisationer har särskilda regelsystem för att transparens och tydlighet i förhållande till externa intressenter, som t ex givare. Det är viktigt att var och en vet vem som sitter på vilken stol. Det krävs tydlighet i fråga om roller. Har vi observerat hur tydligheten och frågan om transparens skall se ut och hur förhåller vi oss till den, hur tänker vi egentligen kring öppenhet?

Den som lämnar organisationen behöver tas bort, alltså behörigheter och registreringar, den som kommer behöver läggas till. Firmateckningsrutiner och ekonomirutiner behöver fungera, med rätt hand som drar i spakarna.

Har du koll på vem och hur det dras i spakarna just i din organisation?

A..