Anställda, revisor och styrelse - har helt olika roller...

För några år sedan fanns jag i en organisation där jag arbetade som ekonom. Jag var ansvarig för helheten i ekonomi. Jag bokförde, betalade löner, gjorde bokslut, deklarerade skatt, rapporterade till styrelsen, diskuterade frågor med verksamhetsansvarig/kanslichef och med projektansvariga för projekten. Jag skötte ekonomin helt enkelt, som man ju gör som ekonomichef och/eller ekonomiansvarig. Ja, så gör jag ju ofta, eftersom det allt som oftast tillhör mitt uppdrag. Mitt uppdrag då är att på styrelsens uppdrag ombesörja en schyst ekonomihantering. Det är fortfarande styrelsen som är ansvarig för det jag gör. Den är ansvarig när det händer, det som inte får hända - vare sig det är avsiktligt eller inte - och måste tillförsäkra sig om att det (vad det än må vara) inte händer. Det gör man genom återkoppling på lämpligt sätt, i regel mot och tillsammans med en kassör. Vad som är lämpligt är upp till varje enskilt företag eller förening. Eftersom alla föreningar och företag är olika, och också personerna som finns i dessa. Kanske främst för att de bär olika kunskap. Det är viktigt att se, inse, styrelsens och kassörens ansvar och därmed ge dem (för dem) tillräcklig information. Det är förstås styrelsen och kassören som avgör vad som är tillräcklig ekonomisk information (alltid inom rimliga gränser).

Räkenskaperna granskas sedan, i efterhand, av en revisor. Hen granskar för att stadgarna säger så, för att föreningen vill så, för att lagstiftningen säger så, för att intressenterna vill se att lagen följs och/eller kanske för att finansiärer vill se och objektivt bekräfta att pengarna har använts för rätt ändamål. Revisorn granskar utifrån objektivt ställda krav, med fokus väsentlighet, risk och särskilda förutsättningar. Revisorn har normalt ingen särskild uppgift att orda om förbättringspotential och har mycket sällan fokus kring oegentligheter som inte syns tydligt. Korruption och brottslighet behöver inte synas tydligt. De behöver begrundas med andra ögon och med känslighet i ryggmärgen. Objektivt, känsligt, med uppmärksamhet och med andra ögon. Styrelseögon är viktiga ögon i ekonomin, däri ingår t ex kassörsögonen.

Räkenskaperna behöver också begrundas av helt andra skäl. Granskas med andra ögon, alltså. Ett skäl kan vara att styrelsen har andra ansvarsområden än kansliet/de anställda. De har ett övergripande ansvar och de kan aldrig välja bort detta. De har ett ekonomiskt ansvar och kan aldrig välja bort detta. De kan delegera det operativa utförandet, men de kan inte välja bort det övergripande ansvaret. De behöver själva hitta strukturer för att begrunda hur verksamheten går, vad siffrorna säger, mm. Det behöver göras tillsammans med kansli/anställda, men det behöver också göras fristående från dem. Det kan inte vara så att informationsflödet bara styrs från kansliet. Det måste också vara möjligt att styrelsen kan betrakta utan ingripande från de anställda.

Häromåret jobbade jag i en organisation där kassören i styrelsen hade en önskan att tala om ekonomi, följa frågorna, vara diskussionspartner, mm, med mig som ekonom. Det var verkligen en fröjd för mig som ekonom. Då har jag ändå 30 års erfarenhet och vet vad jag sysslar med. Det höjde ribban, känslan för organisationen, delaktigheten och medvetenheten både från mitt perspektiv och från styrelsens perspektiv. Det gav en annan säkerhet för fler i organisationen, jag vill lova att det var mycket bra. Och hon som kassör hade inga problem att utöva sin roll som kassör, fånga ansvaret.

Ekonomen i företaget gör en sak. Kassören i styrelsen gör ytterligare en sak - för styrelsens räkning. Och revisorn gör något helt annat. Det är otroligt viktigt att se, inse. De tittar till mångt och mycket i samma material, men oftast med olika ögon. Ekonomen gör, styrelsen och kassören tittar och begrundar för att fundera kring strategierna framåt och säkerhet i systemet och revisorn granskar det som har varit. I revisorns granskning ingår också styrelsens förvaltning, den kan inte bli ren när styrelsen inte gjort de drag den har att göra. Lyckan är när detta fungerar tillsammans.

Ja, det är verkligen en fröjd när det fungerar som tänkt.

Det är oerhört viktigt att inse att styrelsen inte kan välja bort, delegera eller på annat sätt avtala bort, sitt ansvar. Det är också oerhört viktigt att se att styrelsen har rätt till den information de behöver. Det ligger inte på en anställds bord att argumentera emot och ifrågasätta detta. Det ligger helt enkelt på oss alla att se varandras uppgifter, respektera dessa och förstå att bilden ofta är större än ens egen lilla roll (som i och för sig kan vara stor och viktig).

Ju fler vi är som samverkar, desto bättre bli antagligen resultatet.

A..

Foto; Anette Grinde (fotograferat den 15/9 Öland).

Demokrati, öppenhet och ansvar...

Jag gillar ju föreningsliv, ser det som en viktig funktion i samhället. Jag är ofta i föreningslivet genom styrelsearbete. Där vill jag att det skall vara rätt och riktigt, juridiskt vettigt och med verkan som tänkt - öppet och demokratiskt. Jag drar alltid ett djupt andetag när utgångspunkten är tystnad och informationsbrist, där vi inte får veta saker - vare sig i styrelsen, som ledamöter, eller som medlemmar i föreningen. Det händer (alltför ofta) att jag förundras över maktmänniskorna. Jag ser mer och mer att det är få som styr, inte alla de som har ansvaret för frågorna. Jag ser mer och mer vikten av att poängtera att hela styrelsen är ansvarig, inte bara få. Och att hela styrelsen därmed måste få möjligheten att hålla sig informerad. Jag förundras över svårigheten i detta, över svårigheten att förstå att hela gruppen måste få veta och delta, och över svårigheten att få ta del. Jag blir förundrad och letar nya sätt att förhålla mig till detta. Ja, det finns människor som inte förstår att det är viktigt att se, både för egen del och för andras del. 

Det är inte ok att bara lyssna, du måste ta del. Det är inte ok att bara jamsa med, tänker jag. 

För min del, som ledamot, tillhör det mitt ansvar - både rätt och skyldighet - att få och ta del av informationen. Det kan aldrig bero på denna eller tidigare styrelsers känslomässiga beslut. Jag är ansvarig och måste få veta. 

Styrelseprotokoll tillhör företrädesvis styrelsen. Nya ledamöter behöver ta del av gamla protokoll för att veta hur och vad som har sagt och beslutats. De behöver begrundas, analyseras och vändas. När någon fråga skaver behöver dne behandlas på nytt. Ledamoten behöver ge uttryck för problematiken, oaktakt obekvämligheten i förhållande till sakfrågorna, mothugget eller människorna i rummet. 

Som ny ledamot har du ett ansvar att sätta dig in i uppdraget. I det ligger både en rättighet och en skyldighet. Hur ter det ansvaret sig, tro, när någon i styrelserummet säger; nej, det tillhör inte din rättighet eller nej, det måste vi nog känna efter tillsammans om du kan få. 

Ja, just det kan indikera vikten av att verkligen insistera på att få del av handlingarna. Det som någon syftar till att dölja finns särskild anledning att granska. 

Frågan gör mig ledsen och bekymrad, förstås. 

A..

Civilkurage, ansvar och värderingar....

Miljö är viktigt, tänker jag. Det är mitt ansvar, tänker jag också. Ja, inte bara mitt ansvar, förstås, men jag kan inte lägga bort mitt ansvar. Jag måste ta det, som mitt. Du måste också det, tycker jag, för jorden är vår gemensamma plats. Vi kan inte lämna det till "de höga herrarna", eller ländernas ledning (där också kvinnor ingår, förstås) - om/när de inte aktivt fångar frågan.

Ansvarsfrågan återkommer i mitt liv. Det sägs ofta att det är någon annans; chefens, styrelsens, statsministerns, presidentens, mm, men också den är beroende av en puff, en motion, en höjd fråga (eller en höjd röst), mm. Personen är oftast inte själv, även om någon ibland driver ledningsfrågan själv med järnhand. I värderingsövningar (workshops med frågor om vem som är ansvarig), så är det oftast övervikt på att den lilla människan, jaget, har väldigt lite ansvar och det är ofta någon annan som ska, typ regeringen och internationella samfund, som t ex FN. Jag tänker att det inte fungerar så, att vi, jaget, måste göra det som måste göras. Ligga på, kräva och utmana. Annars riskerar det att falla mellan stolarna. Jag tänker också att jag blir frustrerad för att människor inte tar det ansvaret, att man så lätt kan välja bort att ta ansvar för allt annat än sig själv och det som finns allra närmast detta. Som om ansvaret inte sträcker sig längre än så. Och ibland välja bort också det, lägga sig själv och sina egna göranden helt i någon annans händer.

Har din organisation - förening, kommun, myndighet eller företag - en allvarsamt genomtänkt miljöpolicy? Har ni en miljögrupp som utmanar, frågar efter mer och strävar efter bättring? Om inte, varför?

Ansvar och civilkurage hör ihop, tänker jag. Jag tänker att det ingår i mänsklighetens, din och min, uppgift att ha tillräckligt med civilkurage, som i mod och känsla för ansvaret som mitt och ditt, att ta vår beskärda del av ansvaret för de viktiga frågorna. Inte bara att tiga och låtsas som om det faller på någon annan. Skärpet, slöseriet, kemikalierna, mm, ligger på mina axlar - och på dina. Det måste vara ett måste, eftersom vi bevisligen inte kommer framåt annars. Mod att fråga, mod att ifrågasätta, mod att uppmärksamma - och mod att göra, alla på våra olika (ickevåldsliga och vänliga) sätt.

Ställer du dig på den förtrycktes sida när du ser orättvisor, märkliga små obehagligheter eller förtryck? Ifrågasätter du det som händer, som du ser och borde förstå, eller står du tyst betraktande och låter det ske? Varför?

Värderingar ingår i tanketråden när vi talar om miljö, ansvar och civilkurage, tänker jag. Värderingar innebär att jag ställer mig frågan om vad som är viktigt i olika situationer, i olika organisationer och på olika platser; vad jag står för, varför och hur jag förhåller mig till det. Tycker jag att det är viktigt med rättvisa, mänskliga rättigheter, miljö, natur, trygghet, mm? Hur bryr jag mig om detta när jag kliver in i en ny miljö, en ny organisation, ett nytt jobb eller möter en ny människa? Hur driver jag mina frågor? Hur viktiga är mina frågor och hur viktiga är dina frågor? Hur driver du, jag och vi dessa frågor framåt?

Har du begrundat hur du står i miljöfrågorna? Vad tänker du om mänskliga rättigheter, allas lika värde? Har alla samma rättigheter eller hamnar någon utanför din radar? Varför?

Ickevåld ingår också i mitt koncept. Som i vill, ska och måste mer, som i göra och utveckla mer. Skapa mer ringar på vattnet, driva frågorna öppnare och högre. Jag tänker att frågan om miljö, ansvar, civilkurage och ickevåld hör ihop. Ja, det kanske de inte måste göra, men för mig gör det det. Jag tänker att det är viktigt att jag, och du, tar ett gemensamt ansvar för världens väl - för allas lika värde, för rättigheter, trygghet, mm och för att få slut på våldet och de besvärande krigen. Våldet leder ju inte någonstans, ingen blir vänligare mot den andre och ingen mår bättre av våldet och krigen.

Ja, ickevåldet är en del av grejen, tänker jag. Hur tänker du om ickevåldet? Är det vägen framåt för en fredligare värld? Hur är det möjligt att blunda när någon blir slagen eller förtryckt? Hur kan vi låta kommersen och ekonomisk tillväxt gå före tanken om människors hälsa, och jordens (naturens) och ekosystemens väl?

Vad krävs för att du - och jag - skall ta vårt ansvar för vår jord och för våra medmänniskor, förstå vikten av civilkurage och fundera kring den viktiga frågan om värderingar? Vad krävs för att vi skall stå för det som är viktigt - och vad är det som är viktigt?

För övrigt är du välkommen till Ekensbergskyrkan i Solna på torsdag. Tiden är 1900 och ämnet är kvinnors medverkan i fredsprocesser. Resolution 1325 alltså. Välkommen!

A..  


(9/4 2016. Sittandes på ett tåg mellan Härnösand & Sthlm, drygt försenat, men med ett fantastiskt vackert vårväder och underbara Sverigevyer utanför tågfönstret. Är det vår nu?) 

Skall jag tacka ja till styrelseuppdraget?

Om jag får en förfrågan till ett uppdrag i en föreningsstyrelse bör jag ställa mig frågor som varför, hur, när, med mera.

• Varför frågar de mig? Vad kan jag tillföra?
• Stämmer föreningens verksamhet och förhållningssätt med min etik och värdegrund?
• Hur ser föreningens ekonomiska situation ut? 
• Har föreningen fullgjort sina åtaganden och tidigare styrelser beviljats ansvarsfrihet? 
• Finns det god insyn i föreningsstyrelsens arbete?
• Vilka utmaningar står föreningen inför? 
• Förstår jag verksamheten?
• Har någon i styrelsen branscherfarenhet som tillför till verksamhet och styrning? Har jag det? 
• Har jag tillräckliga formella kunskaper?
• Vilket arvode kommer jag att få?  
• Vem är ordförande? Hur ser dennes ledarstil ut? 
• Hur agerar övriga ledamöter? 
• Finns styrelseförsäkring? Vad täcker den och var går gränser för mitt ansvar?
• Är jag införstådd med vilket ansvar uppdraget kräver? Vill jag ta på mig det ansvaret? 
• Hur kan jag påverka föreningen och dess framtid med min kompetens och mitt förhållningssätt i denna styrelse?
• Hur lång tid kommer uppdraget att ta?
• Med mera.

Om jag kan tillföra på ett bra sätt, om föreningen arbetar demokratiskt och nyttjar styrelsens kompetens på ett bra sätt, om jag gillar föreningens grundläggande värde, verksamhet, mm - ja, då kan jag närma mig frågan med ett ja. Men, om detta brister, bör jag absolut säga nej. Nej, skall jag också säga om tiden brister.

Fundera noga, innan du tackar ja - eller nej. Kliv ur, när det visar sig att ni inte vandrar i rätt riktning - och du har gjort allt som står i din makt för att ändra till rätt riktning.

Kom ihåg att föreningsliv är skoj - eller skall vara skoj.

Anette Grinde
Föreningsutbildare

Länkar. Knuff – Intressant. Bloggkartan Norrtälje. Nyligen.se. Bloggportalen.se. Knuff om föreningskunskap – stadgarna - ansvar - Bloggare om konstituerande styrelsemöte  – utbildning - årsmöte  -  Blogger.com. Socialdemokraterna. Politometern. Folkuniversitetet. Företagshuset håller föreningskurser. Studiefrämjandet. STF Roslagen. 

Vem tar ansvar för vad jag gör?

Föreningsansvar är en lite lurig fråga. Men samtidigt rätt klar. Styrelsen och styrelseledamöterna är ansvariga. Punkt. Så på frågan om vem som tar ansvar för vad jag gör - i en styrelse - så gör jag det själv. Jag tar också ansvar för vad andra gör, i styrelsen och i föreningen. De andra i styrelsen tar också ansvar för det jag gör i styrelsen eller på styrelsens uppdrag. Eller när det kan antas att det jag gör är för styrelsens uppdrag.

Bortsett från detta kan man behöva diskutera vad man menar med ansvar. Och hur detta utkrävs. Och hur man förhåller sig till detta. Och om man kan övervältra detta på någon annan. Ja, alla frågor kan besvaras med - det beror på, eftersom omständigheterna och sakfrågorna ger olika svar.

Om sex föreningar samlas i en förening kring en gemensam fråga, där det t ex framgår att alla föreningarna måste vara överens kring politiska uttalanden, krävs att de (som då kan tolkas som föreningsstyrelserna eller en generalsekreterare med sådant mandat) är överens. Tas dessa beslut i styrelserummet för den samordnande föreningen eller tas de hos medlemsföreningarna, så påverkas också ansvaret. Det fördelas på fler, helt enkelt.

Vem är ansvarig i en förening? 
Styrelsen. Som består av styrelsens ledamöter, var för sig. Styrelsens ledamöter är solidariskt ansvariga för de beslut som fattas av styrelsen.

Men jag om är vald på en medlemsförenings uppdrag? Är jag ändå ansvarig?
Du sitter i styrelsen på ett personligt mandat. Ja, för någons räkning, men ändå på ett personligt mandat. Du är där skyldig att verka för föreningens bästa i alla beslut. I detta menas att du är ansvarig för den samordnande föreningens bästa i detta rum, inte medlemsföreningens bästa. Du är ansvarig för alla beslut föreningen har fattat, om du inte har markerat en avvikande mening (i protokollet) om att du inte står bakom beslutet. Du är ansvarig för allt vad föreningen gör. Den du är vald (d v s medlemsföreningen) för kan inte ansvara (i juridisk mening) för det den inte har varit med om att besluta. Den kan lotsa och leda dig i t ex etiska, moraliska, juridiska frågor, uttalandefrågor, mm, men den är inte med i beslutet. Du är alltid den som är med om det faktiska beslutet. Rör det sig om resurser och felbeslut kring detta kan de inte vara mer än moraliskt medansvariga. De kan stå vid din sida, men de är inte juridiskt ansvariga så att de kan ställas till svars.

Hur är medlemsföreningen ansvarig och hur står de bakom mig? 
De är inte juridiskt ansvariga för de beslut du har fattat i föreningen. Du sitter på ett personligt mandat. De är medlemmar, bara medlemmar. De står bakom dig med kunskap, argument, föreningens inställning, mm - men inte med juridik så tillvida att de kan (med utkrävande av ansvar) påverka i rummet. Du har möjlighet att kommunicera med dem om sakfrågorna (så länge du inte har tystnadsplikt utanför styrelserummet), men de kan inte påverka direkt i rummet. Därför kan de inte heller vara ansvariga för det du säger och gör för deras räkning. Det kan bara styrelseledamoten själv vara.

Om du sitter i en förening styrelse, så är du personligt ansvarig för de beslut fattas och åligganden som finns där. Om du sitter på en medlemsförenings mandat kan de stötta dig med kunskap, men de kan inte juridiskt ta över ditt ansvar. Ja, de kan stötta dig med pengar i en skadeståndsprocess, men det är snarast upp till ert avtal er emellan och en fråga om medlemsföreningens vilja och hur ni kommunicerar innan och under uppdragets gång. Om du inte talar med dem om vad de de facto står för i varje enskilt beslut, så torde du inte ha något att hämta därifrån i en krissituation. De kan inte ansvara, ur något perspektiv, för något de inte känner till.

I din roll som styrelseledamot är du ansvarig också för det du inte känner till - om du borde känt till det. Det ligger i ditt ansvarsområde att känna till. Att ta reda på, att fortsätta fråga om du inte får svar, att vara lyhörd för problemen och att ifrågasätta beslut - är viktigt för en styrelseledamot. Att inte vara på plats, är inte till din fördel. Att låtsas som att problem inte finns, är inte till din fördel. Att inte känna till, är inte din fördel. Att tro att någon annan upplyser dig om saker som är lite luriga, är naivt. Det är inte lämpligt att vara naiv i ett styrelserum.

Ja, man får fatta felaktiga och tokiga beslut i en styrelse - det är styrelsen som är övergripande ansvarig. Men, man (styrelsen och dess enskilda medlemmar) måste följa den arbetslagstiftning, medbestämmanderegler, skattelagstiftning, mm, som finns. Man måste känna till den. Man kan inte göra avsteg ifrån den.

Ja, i en ekonomisk/juridisk process tas pengar normalt sett först från föreningens tillgångar. I detta kan också ingå att de tas ifrån en försäkring, om försäkringsvillkoren stämmer med förutsättningarna i det enskilda fallet (notera det finstilta i försäkringsvillkoren). Annars riskerar beloppet att krävas från de enskilda ledamöterna i ett ansvarsutkrävande (en juridisk process). Om de inte gjort något brottsligt och skarpt oprofessionellt förstås, då kommer saken i ett annat läge. Då lär pengarna krävas av ledamoten/ledamöterna innan de krävs av föreningen.

Som sagt. Ansvar är en liten lurig fråga. Det är svårt att svara ja eller nej. Det beror helt enkelt på. Förutom det faktum att det är styrelsen och de enskilda ledamöterna som är ytterst ansvariga. Inte medlemmarna - utan styrelseledamöterna.

Har medlemmarna i en paraplyorganisation samma ansvar som medlemmarna i en idrottsförening? Ja, i princip. (Alltså, egentligen inget alls). Men ändå inte. (Eftersom själva andemeningen är gemensamt och tillsammans).

Vi har alla ett ansvar. Frågan är vad vi lägger i begreppet ansvar. Och hur det utdöms eller vad som händer när vi inte tar vårt ansvar.

Det beror, som sagt, på omständigheterna i det enskilda fallet. Men, det är styrelseledamöterna i styrelsen som har uppgiften att arbeta, i varje steg och i varje situation, ansvarsfullt och för föreningens bästa. Det är därmed också den som, juridiskt, kan ställas till svars. De är ansvariga, helt enkelt.

Solklart, eller hur?

Om en styrelse inte har tagit sitt ansvar kan de t ex tvingas att betala ur egen plånbok (efter en juridisk process), sitta i finkan (också detta efter en juridisk process) eller bli utsatt för nesan att inte få ansvarsfrihet eller bli avsatt från sin styrelsepost (av medlemmarna i årsmötet).

Anette Grinde
Föreningsutbildare

Klicka på bilden för mer information om huset

(ledigt fr. 1/1 2014).

Länkar. Knuff – Intressant. Bloggkartan Norrtälje. Nyligen.se. Bloggportalen.se. Knuff om föreningskunskap – stadgarna - ansvar - Bloggare om konstituerande styrelsemöte  – utbildning - årsmöte  -  Blogger.com. Socialdemokraterna. Politometern. Folkuniversitetet. Företagshuset håller föreningskurser. Studiefrämjandet. STF Roslagen. Civilekonomen. 

Jag tänkte nog egentligen att jag skulle låta de andra göra jobbet...

Jag tänkte att jag skulle känna in ett tag. Ingen sa till mig att jag måste bidra eller vad jobbet innebar. Ingen gav mig någon uppgift, så jag behövde inte göra något. Jag hörde att det fanns en mängd uppgifter, men tänkte inte att jag måste ta något ansvar för att göra dem. För min tanke var ju att känna in.

Jag hörde att en annan av ledamöterna tänkte likadant, men reflekterade inte mer över innebörden. Jag såg och hörde, allteftersom, att det fanns en hel del uppgifter som skulle göras. Men tänkte inte på vem som gjorde dem. Uppgifterna blev ju gjorda. Tror jag, i varje fall.

Jag såg att det fanns en kurs som kunde lära mig mer, men tänkte att jag inte behövde, eftersom jag ju ändå bara skulle känna in och gärna gjorde något annat.

Jag tänkte nog egentligen att jag skulle låta de andra göra jobbet, eller borde i varje fall ha insett att det blev så.

- Ja, så lät det när jag talade med en av ledamöterna i en av de styrelser jag verkar i. När jag försöker få fram varför hen inte återkommer, svarar eller rapporterar. Eller tar ansvar för några av alla uppgifter. I styrelser är man ofta rätt få. Problem uppstår när fler tänker och agerar så, så att bara en eller två får väldigt mycket på sin lott.

Valberedningen informerar alltför sällan om uppdraget, ansvaret i en förening, vad vi vill göra, med mera. Och ledamöterna har inte förstått att det är hen, som vi var och en i styrelsen, som för föreningen framåt. Det ligger på vårt bord. Hens bord. Och mitt bord, när också jag är med.

Jag säger igen, som jag säger rätt ofta. - När du accepterar en plats i en styrelse måste du också ta ansvar för att du är fullt informerad. Och att du gör. Det faller på din lott att informera dig, göra och ta ton.

Du kan inte vänta på att någon annan skall göra det åt dig. Och du kan inte sitta i en styrelse för att känna in. Aldrig, aldrig, aldrig.

A..

Mer länkar & sånt;  Intressant. Bloggkartan Norrtälje. Nyligen.se. Knuff bloggar - föreningsliv - ordförande - bloggar.se  - föreningsdemokrati - kassör - styrelsemöte - styrelsekurs - valberedning -  Föreningskunskap -  årsmöte - ansvarsfrihet - stadgar

Årsmötet i den ideella föreningen ...

En gång om året samlas vi till årsmöte i vår förening. Det gör vi för att rekapitulera, samla oss, rapportera vad vi har gjort, berätta vad vi vill göra och för att lyssna till vad medlemmarna vill inför kommande år. Det är ett mycket viktigt möte, där var och en bör vara väl förberedd för att veta vad och hur vi vill att framtiden skall se ut. Här har alla medlemmar en möjlighet att påverka. Handlingarna bör du ha sett till att ha fått din hand på, i god tid innan mötet. De handlingar du bör fånga (& nogsamt begrunda) är t ex;

 

* föreningens stadgar

* dagordning

* balans- och resultaträkning (bokslut för det gångna året)

* verksamhetsberättelse (för det gångna året)

* budget (för kommande år)

* verksamhetsplan (för kommande år)

* eventuella motioner (förslag från medlem/medlemmar till årsmötet, förbegrundade av styrelsen)
* eventuella propositioner (förslag från styrelsen till årsmötet)

* valberedningens förslag till representanter (t ex ledamöter, suppleanter, ordförande, revisorer, ny valberedning, representanter till möten, mm)

* föregående års årsmötesprotokoll

* revisorernas berättelse för året

Dagordningen framgår av våra stadgar. Gör den inte det, eller är otillräcklig, så bör stadgarna ändras. Det görs på ett årsmöte.

På årsmötet skall vi t ex;

* gå igenom det som har varit, d v s det gångna årets siffror och verksamhet, dvs balans- och resultaträkning och verksamhetsberättelsen. Här skall öppenhet och transparens råda, så att allt kan synas och granskas, ifrågasättas och bekräftas.

* lyssna till revisorns granskning och begrunda hens rekommendation (revisionsberättelse).

* godkänna det gångna årets siffror, verksamhet och ageranden, d v s styrelsens alla göranden? Tycker vi att de har fullgjort det uppdrag vi gav dem? Har de gjort allt som stått i deras makt för att driva föreningen på bästa sätt? Om vi tycker det och om revisorerna har förordat ansvarsfrihet bör vi ge styrelsen ansvarsfrihet för det gångna året. Om vi inte tycker det bör vi avstå. Det är en viktig fråga, som bör begrundas noga innan beslutet faller. Om vi har någon information om det gångna årets som spelar roll, så är det viktigt att vi tar till orda. Att ge en styrelse ansvarsfrihet, fast vi inte borde, är inte rätt väg att gå.

* gå igenom det kommande årets plan - både vad gäller siffror (budget) och den faktiska verksamheten. De båda skall gå hand i hand. Verksamhetsplanen och budgeten utgör den ram som vi ger styrelsen i uppdrag att arbeta inom, under det kommande året. Den är därför väldigt viktig att utforma och begrunda. Planen är utformad av den gamla styrelsen i tanke att en stor del av dem finns kvar till nästa år. Om alltför många avgår eller inte väljs om får den nya styrelsen med sig en plan som de själva inte medverkat i, med de problem och möjligheter detta skapar.

* välja en ny styrelse, eller åtminston del av en ny styrelse, och revisorer. Varje medlem kan föreslå nya ledamöter, men helst bör detta gå genom valberedningen och inte dyka upp på årsmötet. Valberedningen har en mycket viktig roll genom dess förslag till nya ledamöter, ordförande, revisor, m fl, i vår styrelse. De bör ta sitt uppdrag på mycket stort allvar. Årsmötet bör också se till att det finns en bra valberedningsinstruktion. De föreslagna representanterna (ordförande, ledamöter, suppleanter, revisorer) bör vara presenterade i god tid innan mötet (t ex på hemsida eller genom utskick) så att medlemmarna har kunnat begrunda sina val.

* välja en ny valberedning. Årsmötet skall välja valberedningen. Detta val skall vara förberett innan det kommer till årsmötet och skall inte förvisas till styrelsen. Styrelsen skall inte påverka valet av de som skall föreslå nya ledamöter.

* gå igenom och/eller besluta kring andra frågor som påtalats, anges i stadgarna eller på annat sätt visats viktiga att begrunda i föreningen. Det kan t ex kan vara val till möten (representanter), inkomna motioner, stadgeändringar, med mera.

Föreningens årsmöte syftar till att begrunda det som har varit och samla sig kring hur och vad som skall göras framledes. Det är medlemmarnas möjlighet att påverka. De är föreningens "ägare" och årsmötet är dess högsta beslutande organ. Årsmötet sätter ribban för föreningen och dess verksamhet. Mötet och frågorna skall tas på stort allvar.

Det är styrelsens ansvar att se till att det finns tillräckliga handlingar (i god tid) för varje punkt och att det finns representanter som gör de aktuella uppgifterna. De skall själva inte vara delaktiga i alla uppgifter, men det är deras samlade ansvar att se till att uppgifterna finns på bordet när vi möts.

Din roll som medlem är att vara insatt. Fråga, ifrågasätt, berätta, inspirera, ge förslag och var delaktig.

När alla medlemmar och representanter bidrar på bästa sätt - för föreningens bästa - skapas bättre möjligheter för vår gemensamma förening.

Häng gärna med på en kurs om föreningslivet och dess frågor, om du vill veta mer.

Anette Grinde

Föreningsaktiv föreningsutbildare

 

Jag håller kurs i närtid;

* Folkuniversitetet vår 2014

* Studiefrämjandet höst 2013

* Företagshuset, enligt din fråga

& beställning. Du bestämmer när, vad & hur.

* Företagshuset vår 2014

 

Mer länkar & sånt;  Intressant. Bloggkartan Norrtälje. Nyligen.se. Knuff bloggar - föreningsliv - ordförande -bloggar.se  - föreningsdemokrati - kassör - styrelsemöte - styrelsekurs - valberedning -  Föreningskunskap - Mallar föreningar - årsmöte - ansvarsfrihet - stadgar

Ideella organisationer - vilket ansvar har styrelsen?

Vilket ansvar har styrelsen i en ideell förening? Ja, det är en fråga vi ställer oss från tid till annan och svaret får bli att det i princip är samma som i företagsvärldens styrelser. Du är ansvarig för allt som händer i föreningen och du har att se till att rätt saker händer. Och att fel saker inte händer.

Det finns inte direkt lagstiftning som har fokus kring ideella föreningar. Föreningsvärlden får istället snegla t ex på aktiebolagslagen, lag om ekonomiska föreningar, stiftelselagen, bostadsrättslagen och samfällighetslagen för att söka ledning i olika frågor.

I praktiken är det ändå relativt klart vad som gäller. Relativt - och inte helt säkert, eftersom det händer att föreningslivet och Skatteverket inte är överens. Då riskerar föreningslivet att dra det kortaste strået om man inte har "torrt på fötterna". I försöken att utröna vad som gäller utgår vi ifrån lagar och regler för andra organisationsformer, som t ex ekonomiska föreningar och aktiebolag där regleringen är tydlig. Vi utgår också ifrån praxis, god föreningssed, FRIIs instruktioner, Svensk Insamlingskontroll regler kring 90-konto och genom att hela tiden har föreningens bästa (gm dess syfte) för ögonen.

Medlemmarna är huvudmännen i en förening. De väljer ordförande och styrelsen på årsstämman. Ordföranden väljs normalt på ett år i taget, medan halva styrelsen väljs respektive år på två års mandattid. Stadgarna avgör dessa val. Framgår det inte där, bör de kanske ändras. Årsmötet är inte bundet av ett års val vid nästa årsmöte, även om valet skett på två år. De har möjlighet att välja om, om valen inte blev bra. En verksamhetschef utses normalt av styrelsen.

Ytterligare lagar som påverkar en styrelse kan vara bokföringslagen (BFL), skattelagarna (t ex 59 kap 12-14 §§ skatteförförfarandelagen, skattebrottslagen), konkurslagen, lag om anställningsskydd, arbetsmiljölagen, jämställdhetslagen, personuppgiftslagen (PUL), medbestämmandelagen (MBL), brottsbalken, skadeståndslagen och eventuell tillsynsmyndighet. Lagstiftningen gör här ingen skillnad på bolagsformen. Det är lika för bolag och föreningar. Misskötsel ger risk för ansvarsgenombrott, alltså där ansvar faller på styrelsen och/eller enskilda ledamöter. Misskötsel kring bokföring och skattefrågor faller (obönhörligen) tillbaka på styrelsen. Styrelsen kan inte hävda att man inte vet eller kan.

Några av styrelsens viktiga frågor är att ta tag i framtidsfrågorna i föreningen. Det är också att vara klar över föreningens ändamål och tillse att det är för just det syftet - portalparagrafen i stadgarna - föreningen verkar. Om medlemmarna vill gå i en annan riktning kanske stadgarna måste ändras. De måste gå hand i hand.

På styrelsens bord ligger också att se över vilka risker som finns i verksamheten. Risker kan finnas på många håll, och om det är möjligt behöver de förutses. Det är styrelsens ansvar att se till att tillräcklig kontroll finns i verksamheten. Lagar och regler måste följas, ordning och reda måste finnas. Det är viktigt att inte blunda för det besvärliga, eftersom det kan leda till skadestånd, viten och ansvarsutkrävanden. I ordning och reda ligger att styrelsen måste säkerställa att grundläggande formalia finns, såsom t ex instruktioner till verksamhetschef (arbetsbeskrivning), arbetsordning (vem gör vad, när), rapportinstruktioner (vilka rapporter vill styrelsen ha) och delegationsordning (vem får skriva under - besluta om - vad). Formalian är viktig. Det ger ett utökat ansvar för den som har tilldelats en uppgift, men fråntar inte styrelsen det övergripande ansvaret som ju också innebär att se till att alla gör just sin uppgift.

Föreningens anställda, medlemmar och styrelse måste alltid ha föreningens bästa för sina ögon. Inte de enskilda personerna, inte medlemmarna som fysiska eller juridiska personer - utan just föreningens bästa. En anställd representant i styrelsen kan inte ensidigt företräda personalsidan i styrelserummet, hen är där i en styrelseroll - och måste då byta rock, och agera för föreningens bästa. En styrelseledamot som har en plats i styrelsen för att hen är utsedd som representant för en annan organisation, byter roll i styrelserummet. Där sitter hen för just denna organisation. Inte för den hen representerar. Det är viktigt att se.

En fråga för styrelsen är att vid återkommande tillfällen begrunda föreningens stadgar. Är de utformade på ett bra sätt för föreningen? Är de tydliga? Innebär de trygghet för föreningen? Vet alla vem (årsmöte, styrelse, mm) som har olika uppgifter på sitt bord och vem som beslutar om vad? Framgår det hur en medlem gör för att gå med? Och för hur hen gör för att gå ur? Med mera. Stadgarna anger hur man ändrar stadgarna. Ibland görs det på ett årsmöte, och ibland krävs det två.

Generellt kan sägas att huvudansvaret i en föreningen ligger på den juridiska personen. När ett särskilt ansvar behöver utkrävas läggs detta dock på de enskilda representanterna. Hur, beror på hur de har agerat, var pengarna finns, vilken skada som har uppkommit, mm. En ledamot är inte ansvarig för det som har hänt innan hen klev in i styrelsen. Hen måste dock "städa" i sin organisation och ta ansvar för bättring, när felen uppmärksammats. Man kan då inte skylla på att fel har begåtts tidigare. Sanktioner kan utdömas vid felaktigheter, t ex i from av skadestånd, viten, entledigande och straffansvar (fängelse, böter, etc) - och i förutsättningar ligger uppsåtsresonemang och oaktsamhet (slarv, passivitet, underlåtenhet). Alltså, du behöver göra allt som ligger inom rimlighetens ram, för att undkomma ansvar. Du kan inte låtsas som om problemet inte finns.

En skadeståndstalan kan till exempel väckas av föreningen, medlemmarna, styrelsen, tredje man (leverantörer, finansiärer, mm) eller Skatteverket.

En föreningsstyrelse behöver alltid ha god kontroll över bokföring och betalning/redovisning av skatter & avgifter. Vid brist i kassan skall alltid detta göras först. Skatteverket skall alltid ha sina pengar först. Alla andra borgenärer måste behandlas lika. Ingen får sättas i en bättre sits än någon annan.

I regelsystemen om brott mot borgenärer (11 kap BrB), skattebrott och bokföringsbrott, liksom för miljöbrott, PUL, jämställdhet och arbetsmiljö finns ord om straffansvar mot styrelseledamöter. Det gäller att förhålla sig rätt till detta.

I styrelserummet och för de anställda är lojaliteten viktig. Ledamoten måste vara strikt lojal mot föreningen. I detta ingår, som tidigare nämnts, att arbeta för föreningens bästa. Sekretessfrågor är viktiga att hantera, för att inte skada föreningen. Föreningens protokoll är inte offentliga. En ledamot kan/får därför inte sprida dessa utan att det är särskilt överenskommet. Transparens är viktig dock. Föreningen (gm dess styrelse) bör därför upprätta en ordning för hur den delar med sig av sin information. Det behöver finnas en öppenhet, utan att lämna ut känsliga eller för många uppgifter.

• Arbetsordning.
• Delegationsordning.
• Rapportinstruktion.
• Attestregler.
• Tydliga rutiner.

- är några formaliafrågor som är mycket viktiga att se till att de finns. De tål att begrundas noga.

Okunnighet fritar inte från ansvar. Inte heller frånvaro eller passivitet på mötet. Fråga om du inte förstår. Reservera dig om du inte håller med om ett beslut, och skriv skälet till varför i protokollet.

Fråga igen om du inte förstår. Och igen om du inte får svar. Våga vara besvärlig. För din egen säkerhets skull. Och för föreningens bästa.

Ja, det finns en hel del att säga om föreningsarbete. Häng gärna med på en kurs, om du vill veta mer.

Anette Grinde

Föreningsaktiv föreningsutbildare

- Folkuniversitetet vår 2014

Mer länkar & sånt;  Intressant. Bloggkartan Norrtälje. Nyligen.se. Knuff bloggar - föreningsliv - ordförande -bloggar.se  - föreningsdemokrati - kassör - styrelsemöte - styrelsekurs - valberedning - (Källa till inlägget; Grant Thornton, föreläsning 2013 10 23) - Föreningskunskap i denna blogg - Mallar föreningar - ...
 

Föreningsglädje ..

Föreningslivet är fantastiskt. Det ger oss möjlighet att samlas tillsammans med andra och göra sådant vi tycker eller ser som viktigt. Sverige är ett fantastiskt föreningsland, där det finns möjlighet att engagera sig i nästan vilken riktning som helst. Föreningslivet bygger på att vi kan enas och verka tillsammans, under demokratiska former. Det förutsätter att demokratin fungerar som tänkt.

Nej, det fungerar inte alltid som tänkt och då behöver någon slå larm och övriga behöver lyssna. I samvaro med andra byggs ofta olika lojaliteter. Ibland är de fantastiska, men ibland är de skadliga. De skadliga behöver vi se, uppmärksamma och upplösa. De fantastiska behöver vi se, uppmärksamma och höja till nya nivåer. Tillsammans - för föreningens bästa.

Jag uppskattar samarbeten där vi höjer varandra. Där vi gör vårt yttersta för att lösa problematiken utan hårda ord, med samtalet som vår följeslagare. Och där vi inte hårdnackat insisterar på vår ståndpunkt utan istället rör oss i riktning mot samförstånd.

Nej, jag tror inte på de hårda orden. Nej, jag tror inte på våld. Nej, jag tror inte på manipulation. Jag tror på det gemensamma samtalet där vi gör vårt yttersta för att enas.

Föreningslivet är fantastiskt. Särskilt när vi lyckas arbeta - tillsammans - för föreningens bästa.

Anette Grinde
Föreningsaktiv föreningsutbildare

Inspirerad av;

Förening i rörelse - guide för utveckling

Lars Hogedal

SISU Idrottsböcker

Isbn 978 91 85433 705

Mer länkar & sånt;  Intressant. Bloggkartan Norrtälje. Nyligen.se. Knuff bloggar - föreningsliv - ordförande -bloggar.se  - föreningsdemokrati - kassör - styrelsemöte - styrelsekurs - Volontärbyrån - STF - Marathonsällskapet - 

Styrelse - i det lilla bolaget....

En styrelse har ett huvudansvar för bolaget. I väldigt många små företag sitter ägaren ensam i styrelsen, möjligen med sambo eller hustru/make vid sin sida. Det är i allmänhet en pappersstyrelse, en sådan som inte aktivt arbetar och diskuterar under resans gång.

Bolaget har att vinna på att utveckla sin styrelse och sitt styrelsearbete. De har att vinna på att ta in en utomstående person, att samtala med, att lyssna till och att få nya infallsvinklar ifrån.

Den externa styrelsepersonen kan hjälpa dig och ditt företag att växa t ex genom att ställa nya frågor, ställa krav på eftertanke och kalkyler och dela med sig av sin kompetens. Och lyfta fram företagarens kompetens.

Finns det plats för en utomstående styrelserepresentant i ditt företag eller driver du ditt styrelsearbete vid ditt köksbord?

Anette Grinde ...

Förslag på kandidater till förtroendeposter ...

Jag fick, i posten, ett brev från en förening/organisation där jag är medlem. Brevet var rubricerat "Begäran om förslag på kanditater till förtroendeposter...."

Till brevet - som var tydligt och noggrant med angivande av datum för senaste svar, och till vem, adress, mm - fanns också bifogat en lista på hur förtroendeposterna ser ut idag, vilka som avböjt omval och hur valberedningarna ser ut i de olika regionerna.

Det är ett mycket bra tilltag att sända information till medlemmarna på detta sätt. Mycket bra! Det förbättrar onekligen möjligheten för de demokratiska processerna. Detta bör andra föreningar ta efter.

Anette Grinde

Efterlyses; Kompetenta valberedare

Fönstret Nr 4 - 2009. Opinion/debatt. "Efterlyses; Kompetenta valberedare!" - läser jag som rubrik på en debattartikel. Artikeln är skriven av Helén Wolter och Lars Farago. Den sätter fingret på något viktigt.

Ja. Valberedningens arbete är riktigt viktigt. Det är ett samspel och ett byggnadsverk. Det är ett viktigt byggande av ett team. Ett team där olika kompetenser bygger en god enhet till föreningens bästa. Åtminstone om föreningen menar allvar med sin verksamhet och ser den som viktig för människor och samhälle.

Det krävs att valberedningens kompetenser överlappar och kompletterar varandra, för att kunna bygga en styrelse som också innehåller olika delar, med olika kompetenser. De delar som behövs för den aktuella föreningen.

Ledamöterna i styrelsen måste också informeras om innebörden av styrelseuppdraget. Precis som valberedningens ledamöter måste vara informerade om innebörden av sitt uppdrag.

Ledamöterna i styrelsen måste informeras om hur styrelsen i sin helhet ser ut, vilka olika kompetenser som finns och vilka som saknas. Och vilka konsekvenser detta kan medföra. Ledamöterna måste också veta vilket ansvar en styrelse har i föreningen. De måste helt enkelt tydligt få veta vilket uppdraget är.

Jag har suttit med i ett antal styrelser under årens lopp. I ingen av dessa har ansvarsfrågor och kompetensfrågor diskuterats på allvar. Vare sig via valberedningen eller i styrelsen självt.

Numera håller vi kurs på temat. Vi hälsar valberedningar och styrelser i ideella föreningar varmt välkomna. Där talar vi också om glöd och engagemang. Förutom om ansvar och allvar.

Wolter och Farago har helt rätt. Om detta bör vi tala. Och göra styrelse- och valberedningsuppdraget utvecklande. Utvecklande och kul.

Anette Grinde

Kurs; Varför sitter jag i denna styrelse? - eller Vilka skall/bör sitta i min styrelse?

Välkommen på kurs - för dig som sitter/skall sätta dig i en styrelse.

Kursen kan t ex ses som en introduktion för den nya styrelsen inför årets arbete - vad krävs och vad är innebörden, hur ser vi på styrelsen arbete och vad/hur måste jag göra för att det skall bli rätt?

Kursen kan också ses som en påminnelse och förnyad lärdom för en befintlig styrelse, eller för en större krets i organisationen om vad det innebär att sitta i en styrelse.

Målgrupp;
- Föreningen eller företaget som undrar om ansvar och möjligheter med styrelsens uppdrag
- Du sitter i en styrelse eller är på väg att bli invald - i ett litet eller medelstort företag, eller kanske i en ideell förening eller i en kyrka.

Vad talar t ex vi om;
Vad innebär det att sitta i just din styrelse!
Uppgifter och ansvar
Arbetsfördelning
Ekonomi
Arbetsgivaransvar
Glöd och engagemang
Vad måste jag göra - och vad vill jag göra när jag sitter i en styrelse.
Varför är just du tillfrågad för denna styrelse och varför har just du valt att tacka ja till att sitta i denna styrelse?
Vad gör valberedningen egentligen?

Kursen är relevant för såväl företag som för ideella föreningar.

Kursen ges till hela eller delar av just din styrelse, din valberedning och framtida styrelseledamöter - för en gemensam diskussion och insikt om vad uppdraget i styrelsen kräver.

Kurstid; en förmiddag, en eftermiddag eller en kväll. På plats hos er.

Info/förfrågan; info@foretagshuset.net

Företagshuset välkomnar till kurs.

Styrelseansvar.....

Jag har lyssnat på föreläsare som talat om styrelsearbete, ansvar och frågor av vikt.

Jag hör att föreläsaren finner uppgiften viktig och ansvarsfull. Och jag håller med. Styrelsearbete är viktigt och allvarsamt - när uppgiften tas på allvar. Det är oxå kunskapsbyggande och spännande.

Det är helt enkelt roligt - när man ser helheten och alla tar uppgiften på allvar. Annars är det kort och gott lite farligt att sitta i en styrelse.

I en styrelse finns ett personligt ansvar. Du kan inte åberopa okunskap och du är skyldig att vara på hugget. Den som tiger samtycker - och är helt med på noterna. Annars är det verkligen läge att säga sin mening, och få den tillfogad till protokollet.

Om du inte tycker att du kan vara på hugget - så bör du helt enkelt inte sitta i styrelsen.

Anette Grinde

http://www.foretagshuset.net

Aktiekapital och revisionsplikt....och styrelseansvar...

Dagens frågor....

Ansvarsfrihet.
Aktiebolagslagen - http://riksdagen.se/webbnav/index.aspx?nid=3911&bet=2005:551

Bolagsstämman - årsstämman - beslutar om ansvarsfrihet eller inte för styrelsen och den verkställande direktören. Detta görs t ex med utgångspunkt ifrån den rekommendation som kommer från revisorns granskning. Av denna granskning - med revisionsberättelsen som det offentliga dokumentet - utmynnar en rekommendation, eller ett tillstyrkande, att bolagsstämman fattar beslut om att fastställa balans- och resultaträkningen och att bevilja ansvarsfrihet för styrelsen. Bolagsstämman beslutar - inte revisorn.

Revisionsplikt.
Avskaffande av revisionsplikt för små företag - http://regeringen.se/sb/d/108/a/102124

Utredningen föreslår att de nya bestämmelserna ska träda i kraft den 1 juli 2010 och tillämpas första gången för det räkenskapsår som börjar närmast efter den 30 juni 2010. En proposition är att vänta våren 2010.

Aktiekapital
Minsta tillåtna aktiekapital i AB -http://regeringen.se/sb/d/108/a/105014 samt http://regeringen.se/sb/d/108/a/114569 - utreds. Blir det 50 000 kr, 20 000 kr eller kanske 1 kr. EU diskuterar en ny bolagsform, vilket naturligtvis ställer till det. Min reflektion är; behöver gränsen verkligen sänkas från 100 000 kr? Är beloppet i dagens penningvärde verkligen hindrande för start av företag. En proposition är att vänta hösten 2009.

Styrelseansvar
Läs om styrelseansvar på denna blogg - här...

Löner - svart eller vitt.
Löneutbetalningar kräver arbetsgivaravgifter, skatteavdrag och skattedeklarationsredovisning - när de överstiger 999.-/år.
Löneutbetalningar kräver information till Skatteverket, via en kontrolluppgift i januari, när de överstiger 99.-/år.

Anette Grinde

Styrelsens ansvar....

En ideell förening är en egen juridisk person. Som juridisk person har föreningen egen rättskapacitet, vilket t ex innebär att den kan ha tillgångar och skulder, ingå avtal och vara part inför domstolar och myndigheter.

Den ideella föreningen är, som juridisk person, själv ansvarig för de förbindelser som ingås i föreningens namn av behörig/behöriga företrädare. Enskilda medlemmar har normalt inte något betalningsansvar för föreningens skulder eller andra förpliktelser. Ansvar kan dock uppkomma för en föreningsföreträdare om det inte står klart för tredje man om denne handlar å föreningens vägnar eller på eget bevåg.

En person som blir vald till styrelseledamot får ett särskilt ansvar. Han eller hon har genom valet fått övriga medlemmars förtroende att sköta organisationens förvaltning och förväntas göra det inom angivna ramar. Tydligt, klart och med återkoppling till medlemmarna.

I styrelseledamöternas åliggande ingår särskilt att se till att:

- gällande lagar och bindande regler för organisationen iakttas
- verkställa beslut som årsmötet fattat
- planera, leda och fördela arbetet inom organisationen
- ansvara för och förvalta organisationens medel
- förse revisorerna med räkenskaper m.m.
- förbereda årsmöte

Varje enskild styrelseledamot ska utföra sitt uppdrag på ett korrekt, lojalt och omsorgsfullt sätt. Annars riskerar hon eller han att bli personligen ansvarig för den skada som åsamkas organisationen.

Huvudregeln är att det är den juridiska personen som med sina tillgångar svarar för organisationens åtaganden. Styrelsen och medlemmarna går fria från ansvar så länge som verksamheten sköts korrekt. Medlemmarna går i princip alltid fria från ansvar.

Styrelseledamöterna och eventuella andra föreningsföreträdare kan dock under vissa förutsättningar ställas till ansvar - om dessa personer anförtrotts uppdraget att sköta organisationens angelägenheter och inte utfört detta till fullo.

En företrädare för föreningen, vanligtvis en styrelseledamot, kan bli betalningsansvarig för t ex föreningens skatter och avgifter:

- om föreningen inte har dragit av skatten från lönerna i rätt tid
- om föreningen har låtit bli att betala in avdragen skatt, arbetsgivaravgifter, moms, punktskatter eller föreningens egen skatt
- om föreningen har lämnat oriktiga uppgifter till Skatteverket och föreningen därför har fått för mycket moms tillbaka.

Ett personligt betalningsansvar för en företrädare i en ideell förening förutsätter att föreningen är skyldig att redovisa skatter eller avgifter och att föreningen dessutom har brustit i den skyldigheten.

Arbetsgivaransvaret innebär att styrelsen ska ta ansvar även ur ett arbetsrättsligt perspektiv. Det kan betyda att den fackliga organisationen och/eller den anställde riktar ekonomiska krav gentemot styrelsen om den brutit mot till exempel medbestämmandelagen (MBL) eller lagen om anställningsskydd (LAS).

Styrelseledamöterna kan även få vitesföreläggande eller till och med fängelsedom om inte arbetsmiljölagen följs.

Föreningens årsredovisning skall undertecknas av föreningens samtliga styrelseledamöter. En årsredovisning eller ett årsbokslut föreligger inte förrän den är fullständigt undertecknad.

Enligt Årsredovisningslagen (ÅRL) skall årsredovisningen upprättas på ett överskådligt sätt och i enlighet med god redovisningssed. Årsredovisningen består av en förvaltningsberättelse, balans- och resultaträkning och tilläggsupplysningar.

Balans- och resultaträkningen, tillsammans med dess noter, skall upprättas som en helhet och ge en rättvisande bild av föreningens ställning och resultat. Tilläggsupplysningar skall lämnas om det krävs för att ge en rättvisande bild. Föreningen får inte avvika från bestämmelserna i ÅRL. En årsredovisning är en årsredovisning - och innehåller de relevanta delarna, enligt ÅRL.

Rättvisande bild är ett övergripande kvalitetskrav på en årsredovisning. I detta ligger t ex att föreningen följer gällande lagstiftning, tillämpliga rekommendationer och god redovisningssed. I detta ligger också att föreningen lämnar kompletterande information i årsredovisningen, om detta krävs för att korrekt beskriva föreningens resultat och ställning.

Styrelsen ansvarar för föreningens organisation och förvaltningen av föreningens angelägenheter. Det är av stort värde om styrelsen i skriftliga instruktioner anger arbetsfördelningen mellan styrelsen, generalsekreteraren/VD och övriga organ som styrelsen inrättar. Dessa instruktioner är särskilt viktiga i organisationer som saknar tydlig lagstiftning, såsom t ex ideella föreningar.

Styrelsen skall också tillse att organisation beträffande bokföring, medelsförvaltning och föreningens ekonomiska förhållanden kontrolleras på ett betryggande sätt. Det innebär bland annat att styrelsen har ansvar för att förhindra och för att, med hjälp av organisationens styr- och kontrollsystem, upptäcka såväl oegentligheter som oavsiktliga fel.

Ett led i kontrollen är val av kvalificerad revisor. Ett annat led är att tydligt lyssna på de signaler som ger anledning till oro. Konstiga beslut. Anställda som inte tydligt rapporterar, eller gör det sent. Medlemmars relevanta information, mm. Signaler skall tas på största allvar.

Revisorerna väljs normalt på årsmötet och är ansvariga inför detta. De ska normat sett utföra:

-ekonomisk granskning
-förvaltningsrevision.

Den ekonomiska granskningen består bl.a. av:

-genomgång och kontroll av räkenskaperna
-inventering av tillgångarna
-kontroll av att de ekonomiska handlingarna förvaras på ett säkert sätt
-kontroll av att gällande kontoplan följs
-kontroll av att betryggande försäkringar finns
-kontroll av att alla skyldigheter mot samhället fullgjorts.

Förvaltningsrevisionen har främst två syften:

-att kontrollera att styrelsen har skött förvaltningen på ett riktigt sätt
-att undersöka om styrelsens förvaltning stämmer överens med stadgarna, ändamålet i föreningen och föreningsstämmans (motsvarande) beslut.

Beroende av föreningens verksamhet kan krävas en mer omfattande revision, vilket är fallet för större eller mer komplicerade aktiviteter i föreningarna.

Revision är av vikt för många av föreningarnas intressenter, ur olika perspektiv. Revision skall definitivt tas på allvar.

Styrelsen har en viktig roll i de ideella organisationerna och det är av stor vikt att ledmöterna inte bara ser det som ett förtroende eller en uppgift som är god i en CV. Det är av stor vikt att ledamöterna tar sitt ansvar på största allvar. De har ansvar och de måste också se till att fånga det.

Detta gäller i alla föreningsstyrelser. Stor som liten.
Det gäller även i kyrkan eller i idrottsföreningen.

Det är helt enkelt styrelseledamotens ansvar - att ha full koll på beslut och förehavanden i föreningen. Varje ledamots ansvar. Visste du det? Nåja, det var månne lite hårddraget - men nästan full koll krävs.

Du kan helt enkelt inte bara vara tyst och stilla, och sitta din tid. Du måste aktivt söka, göra, tala och verka.

Anette Grinde


Läs mer....

- www. arbetsgivaralliansen.se
- Ideella föreningar – regler, redovisning och skatter (Öhrlings – Price Waterhouse Coopers – 2007)
- http://www.skatteverket.se/
- Trossamfund, stiftelser, ideella föreningar – (FAR Förlag 2007)
- Årsredovisningslagen 1995:1554 – ÅRL
- Revisorsnämnden i Stockholm har hand om prövning och tillsyn inom revisorsområdet. I Revisorsnämndens föreskrifter (RNFS 1996:1) om utbildning och prov (med ändring i RNFS 2001:1) framgår vad den teoretiska utbildningen skall innehålla. Ytterligare information finns på Revisorsnämndens hemsida http://www.revisorsnamnden.se/

På min axel sitter en liten filur....

...han sitter tyst och snäll, och lyssnar en stund. Men när han finner att en paragraf eller en regeltanke hoppar snett, så kliar han med sin käpp bakom mitt öra.

Han bråkar på mig. Han argumenterar för att jag skall se. Visa och se. Tänka kring vad som är rätt, som i rätt och vist - och vad som är fel, som i ovist.

Jag vill inte lyssna. Inte igen. Jag vill bara sitta tyst. Inte störa den frid som råder.

Men filuren är där, igen. Han kliar, så det skaver. Han väcker tanken, igen och igen. Han gör mig sömnlös, frustrerad.

Så jag måste. Jag måste höja frågan. Som om den var viktig. Som att det spelar roll att vi gör vårt bästa. Vårt bästa, som i rätt.

Som i rätt, som kan vara att följa lagens regler. Som i rätt, som kan vara att följa avtalets regler. Eller kanske som i moral och som i rätt att följa värdegrund och stadgar. Men vad är det som är rätt? Är det att göra sitt yttersta för sina huvudmän, som i sina ägare?

Är det att se - vem som bär ansvar?

Den lille filuren bråkar på min axel. Igen, och igen.

Blir det bättre om jag går? Smiter, utan att säga till de andra?
Blir det bättre om jag tiger och låtsas som att jag inte vet?

Nej, det blir inte bättre så - viskar han i mitt öra.

Du måste tala. Du måste visa. Du måste förklara.

Igen. Och igen.
För alla som berörs.

Anette

Vem bär ansvar.....?

Jag har talat med ”min” styrelse, om ansvar, risk för konsekvenser som skadestånd, fängelse och andra ”besvärligheter” med anledning av styrelseuppdraget. Det skapar frågor och insikter som är värdefullt att ha kännedom om.

Vem bär ansvar när någon gör fel? Vem bör ansvar när vi gör fel i anställningsförfaranden? I redovisning av källskatten och arbetsgivaravgiften? Vem bör ansvar när det finns möjlighet att använda pengar och resurser på ett felaktigt sätt i en organisation?

Ytterst är det styrelsen.

Det är av yttersta vikt att organisationen ur ett moraliskt, juridiskt och ekonomiskt perspektiv fungerar som tänkt. Det är varje enskild individs skyldighet att tillse att så görs. Att ha ”rätt” i sin tanke i varje steg. Som anställd, som förtroendevald, som ledare och som deltagare.

I detta ligger t ex;
- att följa vår organisations värdegrund
- att följa all relevant lagstiftning
- att följa styrelsens instruktioner och
- att i varje enskild handling använda våra resurser genomtänkt och rätt

Detta kan ses som en självklarhet, men kan vid en närmare granskning av många organisationer lämna mycket kvar att önska.

Styrelsen är ansvarig för omsorg om personalen – där finns också regelsystem utifrån juridik och ekonomi.
Styrelsen är ansvarig för fackligt engagemang och avtalssituationer.
Styrelsen är ansvarig för bokföringens rätt.
Styrelsen är ansvarig för arbetsmiljö.
Styrelsen är ansvarig för att rätt prioriteringar görs i verksamheten.
Som exempel, på styrelsens ansvar. Mer finns, i styrelsens ansvar.

Själva jobbet görs av personalen. Inte av den förtroendevalda kraften. Men – det yttersta ansvaret för organisationens rätt, ligger hos styrelsen.

Styrelsens roll blir hopplös om inte personalen har och visar sin kunskap.
Styrelsen risk blir stor när personalen inte hörsammar de uppmaningar och frågor som finns, när avtal saknas, när dubbelkontroll, återkoppling, checklistor inte finns och inte görs.

Styrelsens roll blir hopplöst omöjlig när eller om frågor är beroende av enskilda styrelseledamöters grad av engagemang och kunskap.

Var är vår personalhandbok?
Var är våra grunddokument kring attest och betalningsrutiner?
Var är vår arbetsmiljöutredning?
Var är rutinen kring hantering av nyanställda eller koll på avtal?
Var är insikten om juridikens krav?
Var är den löpande, tydliga och helhetstänkande återkopplingen i frågor kring ekonomi och personal?
Var förvaras sammantaget alla avtal, kopplade t ex till projekt, anställningar och övriga företeelser i vår organisation.
Hur ser vår instruktion och tanke ut till valberedningen? Vem föreslår egentligen vilka personer som skall sitta i vår valberedning och i vår styrelse? Kommer dessa namn in från våra ”ägare” eller föreslås de av den grupp styrelsen har att leda.

Kan styrelsen vara säker på att fackliga avtal, socialförsäkringsfrågor/regler följs som de är tänkta att fungera – så som de är skrivna?
Kan styrelsen vara säker på att avtal följs – generellt – som de är skrivna?
Kan styrelsen vara säker på att avtal alltid skrivs?
Eller är det så att verksamhet byggs till större del på tillit – utan att inse konsekvenserna för andra i människors mänskliga oenighetsförmåga i vissa situationer? Utan att inse att juridiken är avsedd att skydda alla parter, när tvisten är ett faktum.
Kan våra ”ägare” vara säker på att verksamheten enligt årsmötesbeslutet – och andemeningen - verkligen görs med tanke och omsorg, och inte bara prickas av mot en formellt upprättad lista.

En annan ansvarsfråga ligger i ansvar för ordet – i omsorg om varandra och i omsorg om organisationen. Var går gränsen för när och hur vi skall tala. I vilken roll skall vi tala och kan vi tala utanför denna roll?

Jag talar gärna. Jag skriver gärna. Artiklar och debatt. Men – jag upplever mig tystna, när jag kliver in i en organisation. Jag tror att det öppna samtalet är viktigt. Men – ibland är gränsen mellan rätt och skada oerhört svår att dra.

Jag vill berätta – i min styrelse – vilja problem som finns. Men det kan leda till att jag skadar enskilda människor. I rummet och utanför rummet. När/om jag inte förmår få människor att förstå - vikten av frågorna som påverkar ärendet.

Om jag inte berättar – riskerar jag och andra att ställas till svars i stora övergripande, viktiga, frågor.

Jag vill berätta för organisationens huvudmän om ansvar, engagemang och insikt. Men hur, när och på vilket sätt kan jag göra det utan att skada människor som ändå gör och försöker.

Ju mer jag vet.
Desto mer vill jag tala.
Men desto mindre upplever jag att jag kan tala.
Av lojalitet till människor och organisationer.
Att ställas i relation till – att om jag inte talar.
För jag människor bakom ljuset.
Och riskerar att ställas inför ansvar.

För overksamhet, trots aktivt engagemang.

Att sitta i en styrelse – kan bli en besvärande syssla.

Tar din styrelse sitt styrelseansvar?

Anette Grinde
2008-11-14

För vem finns en styrelse?

För vem finns styrelsen i en förening?
Vilken insyn har medlemmarna i sin förening?
Hur kan medlemmarna påverka föreningens ekonomi och beslut?
Vilket ansvar har föreningens ledamöter?
- i förhållande till föreningens medlemmar?
- i förhållande till utomstående?
Vilket ansvar har föreningens revisor?
Vad får föreningens medlemmar se av revisorns granskning?
Hur fungerar din förening?
Vem/vilka tar sitt styrelseansvar?

Anette Grinde
2007-10-24