Det finns inte direkt lagstiftning som har fokus kring ideella föreningar. Föreningsvärlden får istället snegla t ex på aktiebolagslagen, lag om ekonomiska föreningar, stiftelselagen, bostadsrättslagen och samfällighetslagen för att söka ledning i olika frågor.
I praktiken är det ändå relativt klart vad som gäller. Relativt - och inte helt säkert, eftersom det händer att föreningslivet och Skatteverket inte är överens. Då riskerar föreningslivet att dra det kortaste strået om man inte har "torrt på fötterna". I försöken att utröna vad som gäller utgår vi ifrån lagar och regler för andra organisationsformer, som t ex ekonomiska föreningar och aktiebolag där regleringen är tydlig. Vi utgår också ifrån praxis, god föreningssed, FRIIs instruktioner, Svensk Insamlingskontroll regler kring 90-konto och genom att hela tiden har föreningens bästa (gm dess syfte) för ögonen.
Medlemmarna är huvudmännen i en förening. De väljer ordförande och styrelsen på årsstämman. Ordföranden väljs normalt på ett år i taget, medan halva styrelsen väljs respektive år på två års mandattid. Stadgarna avgör dessa val. Framgår det inte där, bör de kanske ändras. Årsmötet är inte bundet av ett års val vid nästa årsmöte, även om valet skett på två år. De har möjlighet att välja om, om valen inte blev bra. En verksamhetschef utses normalt av styrelsen.
Ytterligare lagar som påverkar en styrelse kan vara bokföringslagen (BFL), skattelagarna (t ex 59 kap 12-14 §§ skatteförförfarandelagen, skattebrottslagen), konkurslagen, lag om anställningsskydd, arbetsmiljölagen, jämställdhetslagen, personuppgiftslagen (PUL), medbestämmandelagen (MBL), brottsbalken, skadeståndslagen och eventuell tillsynsmyndighet. Lagstiftningen gör här ingen skillnad på bolagsformen. Det är lika för bolag och föreningar. Misskötsel ger risk för ansvarsgenombrott, alltså där ansvar faller på styrelsen och/eller enskilda ledamöter. Misskötsel kring bokföring och skattefrågor faller (obönhörligen) tillbaka på styrelsen. Styrelsen kan inte hävda att man inte vet eller kan.
Några av styrelsens viktiga frågor är att ta tag i framtidsfrågorna i föreningen. Det är också att vara klar över föreningens ändamål och tillse att det är för just det syftet - portalparagrafen i stadgarna - föreningen verkar. Om medlemmarna vill gå i en annan riktning kanske stadgarna måste ändras. De måste gå hand i hand.
På styrelsens bord ligger också att se över vilka risker som finns i verksamheten. Risker kan finnas på många håll, och om det är möjligt behöver de förutses. Det är styrelsens ansvar att se till att tillräcklig kontroll finns i verksamheten. Lagar och regler måste följas, ordning och reda måste finnas. Det är viktigt att inte blunda för det besvärliga, eftersom det kan leda till skadestånd, viten och ansvarsutkrävanden. I ordning och reda ligger att styrelsen måste säkerställa att grundläggande formalia finns, såsom t ex instruktioner till verksamhetschef (arbetsbeskrivning), arbetsordning (vem gör vad, när), rapportinstruktioner (vilka rapporter vill styrelsen ha) och delegationsordning (vem får skriva under - besluta om - vad). Formalian är viktig. Det ger ett utökat ansvar för den som har tilldelats en uppgift, men fråntar inte styrelsen det övergripande ansvaret som ju också innebär att se till att alla gör just sin uppgift.
Föreningens anställda, medlemmar och styrelse måste alltid ha föreningens bästa för sina ögon. Inte de enskilda personerna, inte medlemmarna som fysiska eller juridiska personer - utan just föreningens bästa. En anställd representant i styrelsen kan inte ensidigt företräda personalsidan i styrelserummet, hen är där i en styrelseroll - och måste då byta rock, och agera för föreningens bästa. En styrelseledamot som har en plats i styrelsen för att hen är utsedd som representant för en annan organisation, byter roll i styrelserummet. Där sitter hen för just denna organisation. Inte för den hen representerar. Det är viktigt att se.
En fråga för styrelsen är att vid återkommande tillfällen begrunda föreningens stadgar. Är de utformade på ett bra sätt för föreningen? Är de tydliga? Innebär de trygghet för föreningen? Vet alla vem (årsmöte, styrelse, mm) som har olika uppgifter på sitt bord och vem som beslutar om vad? Framgår det hur en medlem gör för att gå med? Och för hur hen gör för att gå ur? Med mera. Stadgarna anger hur man ändrar stadgarna. Ibland görs det på ett årsmöte, och ibland krävs det två.
Generellt kan sägas att huvudansvaret i en föreningen ligger på den juridiska personen. När ett särskilt ansvar behöver utkrävas läggs detta dock på de enskilda representanterna. Hur, beror på hur de har agerat, var pengarna finns, vilken skada som har uppkommit, mm. En ledamot är inte ansvarig för det som har hänt innan hen klev in i styrelsen. Hen måste dock "städa" i sin organisation och ta ansvar för bättring, när felen uppmärksammats. Man kan då inte skylla på att fel har begåtts tidigare. Sanktioner kan utdömas vid felaktigheter, t ex i from av skadestånd, viten, entledigande och straffansvar (fängelse, böter, etc) - och i förutsättningar ligger uppsåtsresonemang och oaktsamhet (slarv, passivitet, underlåtenhet). Alltså, du behöver göra allt som ligger inom rimlighetens ram, för att undkomma ansvar. Du kan inte låtsas som om problemet inte finns.
En skadeståndstalan kan till exempel väckas av föreningen, medlemmarna, styrelsen, tredje man (leverantörer, finansiärer, mm) eller Skatteverket.
En föreningsstyrelse behöver alltid ha god kontroll över bokföring och betalning/redovisning av skatter & avgifter. Vid brist i kassan skall alltid detta göras först. Skatteverket skall alltid ha sina pengar först. Alla andra borgenärer måste behandlas lika. Ingen får sättas i en bättre sits än någon annan.
I regelsystemen om brott mot borgenärer (11 kap BrB), skattebrott och bokföringsbrott, liksom för miljöbrott, PUL, jämställdhet och arbetsmiljö finns ord om straffansvar mot styrelseledamöter. Det gäller att förhålla sig rätt till detta.
I styrelserummet och för de anställda är lojaliteten viktig. Ledamoten måste vara strikt lojal mot föreningen. I detta ingår, som tidigare nämnts, att arbeta för föreningens bästa. Sekretessfrågor är viktiga att hantera, för att inte skada föreningen. Föreningens protokoll är inte offentliga. En ledamot kan/får därför inte sprida dessa utan att det är särskilt överenskommet. Transparens är viktig dock. Föreningen (gm dess styrelse) bör därför upprätta en ordning för hur den delar med sig av sin information. Det behöver finnas en öppenhet, utan att lämna ut känsliga eller för många uppgifter.
- Arbetsordning.
- Delegationsordning.
- Rapportinstruktion.
- Attestregler.
- Tydliga rutiner.
Okunnighet fritar inte från ansvar. Inte heller frånvaro eller passivitet på mötet. Fråga om du inte förstår. Reservera dig om du inte håller med om ett beslut, och skriv skälet till varför i protokollet.
Fråga igen om du inte förstår. Och igen om du inte får svar. Våga vara besvärlig. För din egen säkerhets skull. Och för föreningens bästa.
Ja, det finns en hel del att säga om föreningsarbete. Häng gärna med på en kurs, om du vill veta mer.
Anette Grinde
Föreningsaktiv föreningsutbildare
Mer länkar & sånt; Intressant. Bloggkartan Norrtälje. Nyligen.se. Knuff bloggar - föreningsliv - ordförande -bloggar.se - föreningsdemokrati - kassör - styrelsemöte - styrelsekurs - valberedning - (Källa till inlägget; Grant Thornton, föreläsning 2013 10 23) - Föreningskunskap i denna blogg - Mallar föreningar - ...
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar