Årsmötet i den ideella föreningen ...

En gång om året samlas vi till årsmöte i vår förening. Det gör vi för att rekapitulera, samla oss, rapportera vad vi har gjort, berätta vad vi vill göra och för att lyssna till vad medlemmarna vill inför kommande år. Det är ett mycket viktigt möte, där var och en bör vara väl förberedd för att veta vad och hur vi vill att framtiden skall se ut. Här har alla medlemmar en möjlighet att påverka. Handlingarna bör du ha sett till att ha fått din hand på, i god tid innan mötet. De handlingar du bör fånga (& nogsamt begrunda) är t ex;

 

* föreningens stadgar

* dagordning

* balans- och resultaträkning (bokslut för det gångna året)

* verksamhetsberättelse (för det gångna året)

* budget (för kommande år)

* verksamhetsplan (för kommande år)

* eventuella motioner (förslag från medlem/medlemmar till årsmötet, förbegrundade av styrelsen)
* eventuella propositioner (förslag från styrelsen till årsmötet)

* valberedningens förslag till representanter (t ex ledamöter, suppleanter, ordförande, revisorer, ny valberedning, representanter till möten, mm)

* föregående års årsmötesprotokoll

* revisorernas berättelse för året

Dagordningen framgår av våra stadgar. Gör den inte det, eller är otillräcklig, så bör stadgarna ändras. Det görs på ett årsmöte.

På årsmötet skall vi t ex;

* gå igenom det som har varit, d v s det gångna årets siffror och verksamhet, dvs balans- och resultaträkning och verksamhetsberättelsen. Här skall öppenhet och transparens råda, så att allt kan synas och granskas, ifrågasättas och bekräftas.

* lyssna till revisorns granskning och begrunda hens rekommendation (revisionsberättelse).

* godkänna det gångna årets siffror, verksamhet och ageranden, d v s styrelsens alla göranden? Tycker vi att de har fullgjort det uppdrag vi gav dem? Har de gjort allt som stått i deras makt för att driva föreningen på bästa sätt? Om vi tycker det och om revisorerna har förordat ansvarsfrihet bör vi ge styrelsen ansvarsfrihet för det gångna året. Om vi inte tycker det bör vi avstå. Det är en viktig fråga, som bör begrundas noga innan beslutet faller. Om vi har någon information om det gångna årets som spelar roll, så är det viktigt att vi tar till orda. Att ge en styrelse ansvarsfrihet, fast vi inte borde, är inte rätt väg att gå.

* gå igenom det kommande årets plan - både vad gäller siffror (budget) och den faktiska verksamheten. De båda skall gå hand i hand. Verksamhetsplanen och budgeten utgör den ram som vi ger styrelsen i uppdrag att arbeta inom, under det kommande året. Den är därför väldigt viktig att utforma och begrunda. Planen är utformad av den gamla styrelsen i tanke att en stor del av dem finns kvar till nästa år. Om alltför många avgår eller inte väljs om får den nya styrelsen med sig en plan som de själva inte medverkat i, med de problem och möjligheter detta skapar.

* välja en ny styrelse, eller åtminston del av en ny styrelse, och revisorer. Varje medlem kan föreslå nya ledamöter, men helst bör detta gå genom valberedningen och inte dyka upp på årsmötet. Valberedningen har en mycket viktig roll genom dess förslag till nya ledamöter, ordförande, revisor, m fl, i vår styrelse. De bör ta sitt uppdrag på mycket stort allvar. Årsmötet bör också se till att det finns en bra valberedningsinstruktion. De föreslagna representanterna (ordförande, ledamöter, suppleanter, revisorer) bör vara presenterade i god tid innan mötet (t ex på hemsida eller genom utskick) så att medlemmarna har kunnat begrunda sina val.

* välja en ny valberedning. Årsmötet skall välja valberedningen. Detta val skall vara förberett innan det kommer till årsmötet och skall inte förvisas till styrelsen. Styrelsen skall inte påverka valet av de som skall föreslå nya ledamöter.

* gå igenom och/eller besluta kring andra frågor som påtalats, anges i stadgarna eller på annat sätt visats viktiga att begrunda i föreningen. Det kan t ex kan vara val till möten (representanter), inkomna motioner, stadgeändringar, med mera.

Föreningens årsmöte syftar till att begrunda det som har varit och samla sig kring hur och vad som skall göras framledes. Det är medlemmarnas möjlighet att påverka. De är föreningens "ägare" och årsmötet är dess högsta beslutande organ. Årsmötet sätter ribban för föreningen och dess verksamhet. Mötet och frågorna skall tas på stort allvar.

Det är styrelsens ansvar att se till att det finns tillräckliga handlingar (i god tid) för varje punkt och att det finns representanter som gör de aktuella uppgifterna. De skall själva inte vara delaktiga i alla uppgifter, men det är deras samlade ansvar att se till att uppgifterna finns på bordet när vi möts.

Din roll som medlem är att vara insatt. Fråga, ifrågasätt, berätta, inspirera, ge förslag och var delaktig.

När alla medlemmar och representanter bidrar på bästa sätt - för föreningens bästa - skapas bättre möjligheter för vår gemensamma förening.

Häng gärna med på en kurs om föreningslivet och dess frågor, om du vill veta mer.

Anette Grinde

Föreningsaktiv föreningsutbildare

 

Jag håller kurs i närtid;

* Folkuniversitetet vår 2014

* Studiefrämjandet höst 2013

* Företagshuset, enligt din fråga

& beställning. Du bestämmer när, vad & hur.

* Företagshuset vår 2014

 

Mer länkar & sånt;  Intressant. Bloggkartan Norrtälje. Nyligen.se. Knuff bloggar - föreningsliv - ordförande -bloggar.se  - föreningsdemokrati - kassör - styrelsemöte - styrelsekurs - valberedning -  Föreningskunskap - Mallar föreningar - årsmöte - ansvarsfrihet - stadgar