Anställda, revisor och styrelse - har helt olika roller...

För några år sedan fanns jag i en organisation där jag arbetade som ekonom. Jag var ansvarig för helheten i ekonomi. Jag bokförde, betalade löner, gjorde bokslut, deklarerade skatt, rapporterade till styrelsen, diskuterade frågor med verksamhetsansvarig/kanslichef och med projektansvariga för projekten. Jag skötte ekonomin helt enkelt, som man ju gör som ekonomichef och/eller ekonomiansvarig. Ja, så gör jag ju ofta, eftersom det allt som oftast tillhör mitt uppdrag. Mitt uppdrag då är att på styrelsens uppdrag ombesörja en schyst ekonomihantering. Det är fortfarande styrelsen som är ansvarig för det jag gör. Den är ansvarig när det händer, det som inte får hända - vare sig det är avsiktligt eller inte - och måste tillförsäkra sig om att det (vad det än må vara) inte händer. Det gör man genom återkoppling på lämpligt sätt, i regel mot och tillsammans med en kassör. Vad som är lämpligt är upp till varje enskilt företag eller förening. Eftersom alla föreningar och företag är olika, och också personerna som finns i dessa. Kanske främst för att de bär olika kunskap. Det är viktigt att se, inse, styrelsens och kassörens ansvar och därmed ge dem (för dem) tillräcklig information. Det är förstås styrelsen och kassören som avgör vad som är tillräcklig ekonomisk information (alltid inom rimliga gränser).

Räkenskaperna granskas sedan, i efterhand, av en revisor. Hen granskar för att stadgarna säger så, för att föreningen vill så, för att lagstiftningen säger så, för att intressenterna vill se att lagen följs och/eller kanske för att finansiärer vill se och objektivt bekräfta att pengarna har använts för rätt ändamål. Revisorn granskar utifrån objektivt ställda krav, med fokus väsentlighet, risk och särskilda förutsättningar. Revisorn har normalt ingen särskild uppgift att orda om förbättringspotential och har mycket sällan fokus kring oegentligheter som inte syns tydligt. Korruption och brottslighet behöver inte synas tydligt. De behöver begrundas med andra ögon och med känslighet i ryggmärgen. Objektivt, känsligt, med uppmärksamhet och med andra ögon. Styrelseögon är viktiga ögon i ekonomin, däri ingår t ex kassörsögonen.

Räkenskaperna behöver också begrundas av helt andra skäl. Granskas med andra ögon, alltså. Ett skäl kan vara att styrelsen har andra ansvarsområden än kansliet/de anställda. De har ett övergripande ansvar och de kan aldrig välja bort detta. De har ett ekonomiskt ansvar och kan aldrig välja bort detta. De kan delegera det operativa utförandet, men de kan inte välja bort det övergripande ansvaret. De behöver själva hitta strukturer för att begrunda hur verksamheten går, vad siffrorna säger, mm. Det behöver göras tillsammans med kansli/anställda, men det behöver också göras fristående från dem. Det kan inte vara så att informationsflödet bara styrs från kansliet. Det måste också vara möjligt att styrelsen kan betrakta utan ingripande från de anställda.

Häromåret jobbade jag i en organisation där kassören i styrelsen hade en önskan att tala om ekonomi, följa frågorna, vara diskussionspartner, mm, med mig som ekonom. Det var verkligen en fröjd för mig som ekonom. Då har jag ändå 30 års erfarenhet och vet vad jag sysslar med. Det höjde ribban, känslan för organisationen, delaktigheten och medvetenheten både från mitt perspektiv och från styrelsens perspektiv. Det gav en annan säkerhet för fler i organisationen, jag vill lova att det var mycket bra. Och hon som kassör hade inga problem att utöva sin roll som kassör, fånga ansvaret.

Ekonomen i företaget gör en sak. Kassören i styrelsen gör ytterligare en sak - för styrelsens räkning. Och revisorn gör något helt annat. Det är otroligt viktigt att se, inse. De tittar till mångt och mycket i samma material, men oftast med olika ögon. Ekonomen gör, styrelsen och kassören tittar och begrundar för att fundera kring strategierna framåt och säkerhet i systemet och revisorn granskar det som har varit. I revisorns granskning ingår också styrelsens förvaltning, den kan inte bli ren när styrelsen inte gjort de drag den har att göra. Lyckan är när detta fungerar tillsammans.

Ja, det är verkligen en fröjd när det fungerar som tänkt.

Det är oerhört viktigt att inse att styrelsen inte kan välja bort, delegera eller på annat sätt avtala bort, sitt ansvar. Det är också oerhört viktigt att se att styrelsen har rätt till den information de behöver. Det ligger inte på en anställds bord att argumentera emot och ifrågasätta detta. Det ligger helt enkelt på oss alla att se varandras uppgifter, respektera dessa och förstå att bilden ofta är större än ens egen lilla roll (som i och för sig kan vara stor och viktig).

Ju fler vi är som samverkar, desto bättre bli antagligen resultatet.

A..

Foto; Anette Grinde (fotograferat den 15/9 Öland).