Föreningens årsmöte bör besluta om en valberedningsinstruktion till stöd för arbetet, för att tydliggöra uppgiften och dess vikt för föreningen. I den mån instruktionen behöver ändras bör detta ske på det årsmöte som följer närmast efter att bristen uppmärksammats.
Valberedningen bör bestå av minst tre ledamöter som utses av årsmötet. Återförvisning av val eller uppgift bör inte ske till styrelsen, då styrelsen inte bör vara delaktig i processen kring val av sig själva eller sina efterträdare. En av ledamöterna i valberedningen bör utses till sammankallande, för att förhindra att ingen tar ansvar för uppgiften. Antal ledamöter i valberedningen och mandatperioden bör framgå av föreningens stadgar.
Valberedningens kontaktuppgifter bör finnas tydliga på föreningens hemsida, för att underlätta för föreningens medlemmar eller andra att föreslå nya ledamöter. Förslagen bör inte gå via föreningens sittande styrelse eller personal, då valberedningen skall stå fria från dessa.
Valberedningen har till uppgift att föreslå årsmötet val av t ex ordförande, styrelseledamöter, ersättare/suppleanter i styrelsen, revisorer samt deras ersättare/suppleanter. Vilka specifika val som skall ske vid respektive årsmöte framgår dels av föreningens stadgar och dels genom information om vilka val som gjorts vid närmast föregående årsmöte.
Valberedningens arbete bedrivs genom möten som sker personligen, via telefon, brev/mail eller på annat sätt. Valberedningen följer styrelsens arbete genom styrelseprotokoll, samtal med styrelsens ledamöter och samtal med eventuell personal hos föreningen. Huruvida ersättning utgår för valberedningens och styrelsens arbete beslutas i enlighet med föreningens stadgar (beslut via årsmöte).
Valberedningen skall, med tanke på att den har ett för föreningen mycket viktigt uppdrag, använda hela perioden mellan föreningens årsmöten till sitt arbete. Valberedningen har tystnadsplikt i alla (känsliga) frågor de får vetskap om i sin egenskap av valberedning.
Sammankallande i valberedningen kallar valberedningen till ett inledande möte strax efter årsmötet för klarlägganden av arbetsuppgifter, arbetsfördelning, återkoppling inom gruppen och sammanträdestidpunkter under perioden fram till kommande årsmöte. I detta ingår t ex att läsa samtliga styrelseprotokoll, följa styrelsens arbete och verksamhetsplaner, göra avstämningar med ledamöter, anställda och revisorer, se vilken kompetens som finns och vilken som saknas, undersöka intresse och engagemang för ledamöternas deltagande, mm. Med fördel deltar en eller flera ledamöter vid ett eller flera styrelsesammanträden som observatör, för att bilda sig en uppfattning kring hur styrelsen och dess arbete fungerar.
Under uppdragsperioden görs en översyn av den befintliga styrelsens sammansättning utifrån vilka mandat som går ut, behov av ersättning av kompetens inom olika sakområden, medlemsorganisationers representation, geografisk spridning, åldersfördelning, närvaro på styrelsemöten m.m. När en tid av årscykeln gått kontaktar valberedningen samtliga styrelseledamöter och samtalar om styrelsens arbete utifrån ett förberett frågeformulär. Detta sker genom personliga samtal (telefon eller ett personligt möte). Valberedningen i sin helhet möts därefter för diskussion och analys av resultatet av intervjuerna.
Medlemmarna eller övrigt intresserade har möjlighet att nominera personer till styrelsen. (Se stadgarna beträffande om medlemskap krävs för ledamöter, suppleanter, mm). Nomineringar skall vara valberedningen tillhanda i mycket god tid, innan det är tid för årsmöte.
Nomineringarna sänds antingen till en adress hos föreningen eller till valberedningens sammankallandes adress. Nomineringarna i sig bör inte gå via personal eller styrelsemedlemmar. Relevant adress bör vara tydliggjord på föreningens hemsida.
Nominering görs med fördel på särskild blankett. Till nomineringen bifogas en kort skriftlig presentation av den nominerade, inkluderande information om/om inte hen är tillfrågad, vilken kompetens hen har, vilken koppling hen har till sakfrågorna i föreningen, mm.
Valberedningen sammanställer inkomna nomineringar eller söker också själv efter kompetenta ledamöter i föreningens medlemsmatrikel, genom kontakt med medlemmarna, mm.
Valberedningen skall förvissa sig om att ledamöterna kan avsätta tillräckligt med tid för uppdraget, att de har kompentens nödvändig för uppdraget och att sammansättningen av ledamöterna är korrekt och lämplig med hänsyn t ex till ålder, kompetens, geografisk spridning, mm - och med hänsyn till föreningens behov.
Senast x veckor före årsmötet (se stadgarna) skall valberedningens förslag, inklusive en kort presentation av de av valberedningen förordade personerna, vara färdigställt. Valberedningens förslag skall finnas tillgängligt för medlemmarna på föreningens hemsida i god tid före årsmötet.
Presentationen bör innehålla;
* Personuppgifter som namn, ålder, adress, telefonnummer, e-postadress
* En kort beskrivning av den nominerades/kandidatens tidigare och nuvarande, för uppdraget relevanta erfarenheter, som t ex vilka tidigare och nuvarande arbeten och uppdrag den nominerade har samt vilka tidigare och nuvarande erfarenheter av föreningsarbete och styrelseuppdrag i en ideell förening den nominerade har.
* Vilken kompetens i sakfrågorna relevanta för föreningen, liksom vilka personliga styrkor den nominerade har.
* Den nominerades syn på viktiga och aktuella frågor att driva i föreningen, särskilt sådana frågor som hen själv kan bidra med kunskap och engagemang till.
Förslagen skall presenteras av valberedningen på årsmötet. I presentationen av de föreslagna ledamöterna bör även en presentation ske kring hur valberedningsarbetet har utförts.
Valberedningen ska i kontakter om nominering till styrelsen informera och säkerställa att ledamoten känner till och ställer sig bakom;
* att allt arbete i en förening utgår alltid ifrån föreningens bästa
* att ledamoten förväntas kunna samarbete med befintlig styrelse och personal
* vad arbetet i styrelsen innebär (omfattning, tid, engagemang, ansvar, mm)
* att en styrelseledamot ska bidra till arbetet i styrelsen med sin specifika kompetens och sina generella erfarenheter, oavsett vilken arbetsroll hen tilldelas i föreningen
* vilket arbetsspråk föreningen har och om särskilda språkkunskaper erfordras
* att ledamoten förväntas delta i olika arbetsgrupper - med utgångspunkt från kompetens och intresse
* vilken tid och i vilken omfattning sammanträden sker
* att närvaro och engagemang i styrelsemöten, och dess riktning för föreningens bästa kommer att beaktas vid nominering (för de som tidigare varit aktiva i styrelse och förening)
* vikten av att inte hamna i jävsförhållanden genom t ex familjeband, släktskap eller egen vinning i enskilda situationer
* vikten av en god inblick i organisationens uppbyggnad och verksamhet
* övrigt av betydelse för uppdraget
Detta förslag till arbetsordning har utarbetats med utgångspunkt från information/texter från t ex SmåA, Sveriges Kvinnolobby, UN Women Sverige, Svenska Turistföreningen, Studiefrämjandet samt föreningslitteratur från t ex Grant Thornton, PWC och SISU Idrottsutbildarna. Därutöver har t ex material från RF (Riksidrottsförbundet), eget kursmaterial, mm använts.
Tider, unika förutsättningar, mm, kan behöva hanteras olika i olika föreningar med hänsyn till information i föreningens stadgar. En arbetsordning syftar till att tydliggöra uppgifterna och skapa en förståelse för det viktiga arbete en valberedning gör.
En fungerande och aktiv valberedning är, som sagt, grunden för en bra och framgångsrik förening. Denna uppgift skall inte sättas på undantag eller göras på en höft.
Anette Grinde
Föreningsaktiv föreningsutbildare
Mer länkar & sånt; Intressant. Bloggkartan Norrtälje. Nyligen.se. Knuff bloggar - föreningsliv - ordförande -bloggar.se - föreningsdemokrati - kassör - styrelsemöte - styrelsekurs - Volontärbyrån - STF - Marathonsällskapet - valberedning - UN Women - SmåA - Sveriges Kvinnolobby - Motion årsmöte STF Roslagen 2014 -
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar